Come creare una fattura professionale online: una guida pratica

Una fattura utile risponde alla domanda successiva del cliente

Hai finito il lavoro. L'ultima cosa che vuoi è una serie di messaggi che chiedono cosa copre l'addebito, a quale progetto appartiene o dove dovrebbe andare il pagamento. Una fattura utile rende queste risposte facili da trovare. Il tuo logo lo aiuta a sembrare familiare, ma i dettagli fanno la maggior parte del lavoro: un riferimento riconoscibile al progetto, descrizioni specifiche, una data di scadenza chiara e istruzioni di pagamento che corrispondano a quanto concordato. Pensa al PDF come a qualcosa che potrebbe essere inoltrato a una persona che non ti ha mai parlato. Quella persona potrebbe capire cosa pagare e perché? Il generatore di fatture di Folio mantiene i controlli di modifica accanto a un'anteprima dal vivo in modo da poterlo controllare mentre scrivi.

• Crea la tua fattura

Raccogli i dettagli prima di iniziare

Conserva a portata di mano i dati di fatturazione del cliente, i prezzi concordati, il riferimento del progetto e le istruzioni di pagamento. Se il cliente utilizza gli ordini di acquisto, utilizza il numero che ti ha fornito anziché inventare un sostituto. Se qualcun altro gestisce i suoi account, conferma il nome e l'indirizzo di fatturazione con quella persona. La lista di controllo seguente è un punto di partenza pratico, non un modello giuridico universale. I requisiti dipendono dalla tua posizione, dalla struttura aziendale e dalla situazione fiscale. Ad esempio, le linee guida sulle fatture del governo britannico includono una data di fornitura e regole aggiuntive per alcune aziende. Inserisci un periodo di servizio o una data di fornitura nella descrizione dell'articolo o nelle note quando necessario e controlla i requisiti della tua giurisdizione prima dell'invio.

• Governo del Regno Unito: requisiti di fatturazione per le imprese del Regno Unito

Crea una fattura in Folio, passo dopo passo

Scegli Apri editor di fatture nella pagina del generatore di fatture per accedere all'area di lavoro dedicata. I pannelli di modifica e l'anteprima live hanno il loro spazio, con salvataggio e download sempre a portata di mano. Inizia con Nuovo per un documento vuoto oppure scegli Prova un campione per vedere come si integra una fattura completata. Il campione utilizza attività e prezzi fittizi. Sostituirli prima di inviare qualsiasi cosa. Puoi spostarti tra Dettagli, Articoli, Pagamento e note e Progettazione senza perdere il tuo lavoro mentre la scheda rimane aperta. Su un telefono, utilizza Modifica fattura e Anteprima dal vivo per cambiare visualizzazione.

1. In Dettagli, inserisci le informazioni sulla tua attività e sul cliente. Aggiungi un logo se ne vuoi uno; Per la fattura sono accettate e ridimensionate immagini PNG, JPG e WebP fino a 5 MB.
2. Scegli un numero di fattura, una data di fattura, una data di scadenza e una valuta. I tasti di scelta rapida Netto 7, Netto 14, Netto 30 e Netto 60 impostano una data di scadenza a partire dalla data della fattura. Controlla la data risultante rispetto al tuo accordo.
3. In Articoli, descrivi ciascun prodotto o servizio e inserisci la quantità e la tariffa. Aggiungi, duplica, rimuovi o riordina le righe secondo necessità.
4. Imposta lo sconto, il trattamento fiscale e la spedizione. Contrassegnare i singoli articoli come esenti dall'imposta sulla fattura, quando appropriato.
5. In Pagamento e note, inserisci eventuali importi già ricevuti, aggiungi istruzioni di pagamento e includi note utili o termini concordati.
6. In Design, scegli il layout, il colore principale e la carta A4 o US Letter. Esamina l'anteprima, quindi scegli Scarica PDF.
7. Apri il PDF scaricato e controllalo prima di inviarlo. Apri File e scegli anche Bozza di backup se desideri tornare alla fattura modificabile in un secondo momento.

Scrivi elementi pubblicitari che qualcun altro possa comprendere

"Lavoro di progettazione" può avere senso per te, ma "Design della home page del sito Web: layout approvato e versione mobile" offre al cliente qualcosa che può riconoscere. Per il lavoro orario, inserisci le ore in Quantità e il prezzo orario in Tariffa. Per una tariffa di progetto fissa, utilizzare una quantità pari a 1. Per i prodotti, utilizzare il numero di unità e il prezzo per unità. Puoi includere un periodo di servizio, una data di consegna o un traguardo nella descrizione. Mantieni la formulazione fedele ai fatti e vicina al tuo accordo. Folio supporta fino a 50 righe e quantità frazionarie, quindi 2,5 ore non devono necessariamente diventare un calcolo manuale separato. Duplica un articolo quando due addebiti sono simili, quindi modificane la descrizione e i valori. Utilizza i controlli freccia per mettere al primo posto il lavoro più importante.

Un esempio pratico: sconto, tasse, spedizione e deposito

Immagina di fatturare otto ore a 75 USD l'ora, più un risultato finale fisso di 200 USD. Entrambi gli elementi sono imponibili in questo esempio. Hai concordato uno sconto del 10% sugli articoli, hai inserito un'aliquota fiscale illustrativa dell'8% aggiunta ai prezzi, hai aggiunto 20 USD di spedizione non tassata e hai già ricevuto 200 USD. La tabella mostra cosa dovrebbe visualizzare lo strumento. Questi numeri dimostrano il calcolo; non rappresentano un'aliquota fiscale o un trattamento fiscale consigliato per la tua attività.

Comprendere i prezzi comprensivi di imposte e l'arrotondamento valutario

Utilizzare Aggiungi imposta ai prezzi quando le tariffe inserite escludono l'imposta. I prezzi d'uso includono l'imposta quando è già parte di tali tariffe; lo strumento mostra l'imposta inclusa senza aggiungerla nuovamente. Ad esempio, un'imposta del 20% inclusa in un prezzo di 120 è 20, non 24. Folio applica prima lo sconto alle spese dell'articolo, lo condivide proporzionalmente tra le righe e arrotonda l'imposta per riga imponibile. La spedizione è separata e riceve l'imposta sulla fattura solo quando selezioni l'opzione fiscale. Lo strumento supporta un'aliquota fiscale a livello di fattura; non è progettato per fatture che richiedono diverse aliquote fiscali o imposte composte. Anche la selezione della valuta è importante: JPY e KRW qui non utilizzano cifre decimali, mentre KWD, BHD e OMR ne usano tre. La modifica della valuta modifica la formattazione e l'arrotondamento, non i prezzi inseriti tramite un tasso di cambio. Rivedi i tuoi numeri dopo ogni cambio di valuta.

Mostra i depositi senza addebitare due volte lo stesso lavoro

Inserisci un deposito effettivamente ricevuto in Importo già pagato. Conserva l'intero lavoro concordato nell'elenco degli articoli in modo che il cliente possa vedere insieme il totale e il saldo rimanente. Anche l'aggiunta di una voce "deposito" negativa conterebbe il pagamento due volte. Se il pagamento inserito supera il totale, Folio mostra un credito di pagamento in eccesso invece di un saldo negativo dovuto. Controlla se hai inserito l'importo corretto prima di trattarlo come un vero e proprio credito. Queste cifre vengono inserite manualmente: il generatore di fatture non si collega alla tua banca, non verifica l'arrivo dei fondi né aggiorna automaticamente lo stato dei pagamenti. Un saldo pari a zero nel documento riflette i numeri forniti; il download di un PDF non costituisce prova dell'avvenuto pagamento.

Scegli le funzionalità gratuite o aggiungi Pro dove è utile

Puoi creare una fattura completa e professionale senza pagare per un aggiornamento del design. Classico e Minimal includono un logo, colori accentati preimpostati, addebiti dettagliati, tasse, sconti, spedizione, dettagli di pagamento e un PDF senza filigrana. Pro è utile quando desideri una presentazione diversa o una libreria di account riutilizzabile. Puoi visualizzare in anteprima i controlli di progettazione premium prima di decidere. Se preferisci rimanere nel livello gratuito, Scarica la versione gratuita esporta una copia utilizzando le impostazioni di progettazione gratuite; non cancella il tuo progetto di lavoro.

• Confronta gli attuali piani Folio

Aggiungi istruzioni di pagamento che funzionano al di fuori del tuo browser

Leggi le istruzioni di pagamento come se fossi il cliente. La destinazione è chiara? La valuta è indicata? Il destinatario deve includere il numero della fattura come riferimento del pagamento? Puoi incollare un collegamento di pagamento HTTPS completo che già utilizzi. Pro può trasformare quel collegamento in un codice QR sulla fattura. Scansiona il codice scaricato con un altro dispositivo e controlla la destinazione e il beneficiario prima di condividerlo. Un codice QR facilita l'apertura di un collegamento; non crea un conto di pagamento, non convalida il destinatario né rende sicura una transazione da sola. Evita di utilizzare un URL di pagamento che funzioni solo se hai effettuato l'accesso al tuo account. Folio non raccoglie i dettagli della carta né gestisce i pagamenti tra te e il tuo cliente.

Conserva un PDF per l'invio e una bozza per la modifica

Il PDF è il documento finito che il tuo cliente può leggere. La bozza JSON contiene i campi modificabili, le impostazioni di calcolo e il logo. Utilizza il backup della bozza per salvare il secondo file, quindi Importa bozza quando vuoi continuare a lavorare. Conservalo in un luogo privato perché può contenere indirizzi dei clienti e istruzioni di pagamento. Le bozze gratuite non vengono salvate automaticamente online o nella memoria del browser; chiudere o aggiornare una scheda non salvata può perderli. Con Pro, Salva nell'account memorizza la bozza completa in privato e Le mie fatture nella dashboard ti consente di aprirla o eliminarla in un secondo momento. Il salvataggio è esplicito, quindi utilizza nuovamente Salva nell'account dopo aver apportato modifiche. Se due schede modificano la stessa fattura salvata, un salvataggio in conflitto viene interrotto anziché sostituire silenziosamente l'altra versione. Esegui il backup della bozza corrente prima di riaprire l'ultima copia salvata.

Riutilizzare una fattura senza riutilizzare i suoi errori

La fattura duplicata riporta i dettagli in una nuova copia funzionante, cancella l'importo pagato e ne aggiorna le date. Suggerisce il numero successivo quando il vecchio numero termina con cifre, ma non riserva un numero di fattura univoco per tutta la tua azienda. Controlla ogni volta il numero, il cliente, le date, i prezzi, il riferimento del progetto e la destinazione del pagamento. È facile che un deposito copiato o una vecchia tariffa passino inosservati, motivo per cui una revisione finale è importante anche per i clienti familiari. Se Pro scade, puoi comunque aprire ed eliminare le fatture salvate, scaricare bozze di backup ed esportare con opzioni di progettazione gratuite. Il salvataggio di nuove versioni e il download di design premium richiedono l'accesso Pro attivo. La biblioteca conserva le bozze, non un registro contabile completo o una registrazione automatica di ciò che hai inviato.

Controlla il file scaricato prima di inviarlo

Apri il PDF vero e proprio invece di fare affidamento solo sull'anteprima dal vivo. Descrizioni e note lunghe possono continuare su un'altra pagina, quindi controlla sia l'ultima pagina che la prima. Leggi i nomi dell'azienda e dei clienti, verifica il saldo dovuto e testa qualsiasi codice QR di pagamento. Su iPhone o Android, Folio prepara il file e quindi offre una nuova azione Scarica file o Condividi file. Se il PDF non è visibile in seguito, cerca nell'elenco dei download del browser o nell'app File del telefono. Un errore di carattere significa che l'esportazione non può rappresentare un carattere nel testo; utilizza un'ortografia o una traslitterazione supportata e verifica che rimanga corretta per il tuo cliente. Alcuni sistemi di scrittura non sono supportati dall'attuale carattere PDF. Una volta controllata la fattura, inviala tramite la tua solita e-mail o il portale clienti e conserva la tua copia.