Une facture utile répond à la prochaine question du client
Vous avez terminé le travail. La dernière chose que vous souhaitez, c'est une série de messages demandant ce que couvrent les frais, à quel projet ils appartiennent ou où doit aller le paiement. Une facture utile facilite la recherche de ces réponses. Votre logo lui permet de paraître familier, mais les détails font l'essentiel du travail : une référence de projet reconnaissable, des descriptions spécifiques, une date d'échéance claire et des instructions de paiement qui correspondent à ce que vous avez convenu. Considérez le PDF comme quelque chose qui peut être transmis à une personne qui ne vous a jamais parlé. Cette personne pourrait-elle comprendre quoi payer et pourquoi ? Le générateur de factures de Folio conserve les contrôles d'édition à côté d'un aperçu en direct afin que vous puissiez le vérifier pendant que vous écrivez.
Rassemblez les détails avant de commencer
Conservez les détails de facturation du client, les prix convenus, la référence du projet et vos instructions de paiement à proximité. Si le client utilise des bons de commande, utilisez le numéro qu'il vous a donné plutôt que d'inventer un substitut. Si quelqu'un d'autre gère ses comptes, confirmez le nom et l'adresse de facturation auprès de cette personne. La liste de contrôle ci-dessous est un point de départ pratique et non un modèle juridique universel. Les exigences dépendent de votre emplacement, de la structure de votre entreprise et de votre situation fiscale. Par exemple, les directives du gouvernement britannique en matière de facturation incluent une date de livraison et des règles supplémentaires pour certaines entreprises. Indiquez une période de service ou une date de fourniture dans la description de l'article ou dans les notes si nécessaire, et vérifiez les exigences de votre propre juridiction avant l'envoi.
| Détail | Que saisir | Pourquoi ça aide |
|---|---|---|
| Entreprise et client | Les noms, adresses et coordonnées de facturation corrects. | Aide le destinataire à identifier les parties et à acheminer les questions. |
| Numéro de facture | Une référence qui correspond à votre système de numérotation existant. | Permet de faire correspondre plus facilement un paiement ou un suivi à un document. |
| Dates et référence | Date de facture, date d'échéance convenue et référence du projet ou du bon de commande. | Relie la charge au travail et à son calendrier de paiement. |
| Frais et ajustements | Descriptions, quantités, tarifs, traitement fiscal applicable et remises convenues. | Explique comment le total a été atteint. |
| Instructions de paiement | La destination du paiement et toute référence que le client doit inclure. | Donne au client une prochaine étape concrète. |
Créer une facture dans Folio, étape par étape
Choisissez Ouvrir l'éditeur de facture sur la page du générateur de facture pour accéder à l'espace de travail dédié. Les panneaux d'édition et l'aperçu en direct disposent de leur propre espace, avec sauvegarde et téléchargement toujours à portée de main. Commencez par Nouveau pour un document vierge ou choisissez Essayer un échantillon pour voir comment une facture complétée s'assemble. L’échantillon utilise des entreprises et des prix fictifs. Remplacez-les avant d'envoyer quoi que ce soit. Vous pouvez vous déplacer entre Détails, Articles, Paiement et notes et Conception sans perdre votre travail tant que l'onglet reste ouvert. Sur un téléphone, utilisez Modifier la facture et Aperçu en direct pour changer de vue.
- Dans Détails, saisissez les informations relatives à votre entreprise et à votre client. Ajoutez un logo si vous en voulez un ; Les images PNG, JPG et WebP jusqu'à 5 Mo sont acceptées et redimensionnées pour la facture.
- Choisissez un numéro de facture, une date de facture, une date d'échéance et une devise. Les raccourcis Net 7, Net 14, Net 30 et Net 60 fixent une date d'échéance à partir de la date de facture. Vérifiez la date résultante par rapport à votre accord.
- Dans Articles, décrivez chaque produit ou service et entrez sa quantité et son tarif. Ajoutez, dupliquez, supprimez ou réorganisez les lignes selon vos besoins.
- Définissez la remise, le traitement fiscal et les frais d'expédition. Marquez les articles individuels comme exonérés de la taxe sur la facture, le cas échéant.
- Dans Paiement et notes, saisissez tout montant déjà reçu, ajoutez des instructions de paiement et incluez des notes utiles ou des conditions convenues.
- Dans Conception, choisissez la mise en page, la couleur d’accentuation et le papier A4 ou US Letter. Vérifiez l'aperçu, puis choisissez Télécharger le PDF.
- Ouvrez le PDF téléchargé et vérifiez-le avant de l'envoyer. Ouvrez le fichier et choisissez également la sauvegarde du brouillon si vous souhaitez revenir ultérieurement à la facture modifiable.
Rédigez des éléments de campagne que quelqu'un d'autre peut comprendre
Le « travail de conception » peut avoir du sens pour vous, mais la « Conception de la page d'accueil du site Web – mise en page et version mobile approuvées » donne au client quelque chose qu'il peut reconnaître. Pour le travail horaire, mettez les heures dans Quantité et le prix horaire dans Tarif. Pour des frais de projet fixes, utilisez une quantité de 1. Pour les produits, utilisez le nombre d'unités et le prix unitaire. Vous pouvez inclure une période de service, une date de livraison ou un jalon dans la description. Gardez la formulation factuelle et proche de votre accord. Folio prend en charge jusqu'à 50 lignes et quantités fractionnaires, donc 2,5 heures n'ont pas besoin de devenir un calcul manuel distinct. Dupliquez un article lorsque deux frais sont similaires, puis modifiez sa description et ses valeurs. Utilisez les flèches pour donner la priorité au travail le plus important.
Un exemple concret : remise, taxe, expédition et dépôt
Imaginez que vous facturez huit heures à 75 USD de l'heure, plus un livrable fixe de 200 USD. Les deux éléments sont imposables dans cet exemple. Vous avez accepté une remise de 10 % sur les articles, saisi un taux de taxe indicatif de 8 % ajouté aux prix, ajouté 20 USD de frais d'expédition non taxés et avez déjà reçu 200 USD. Le tableau montre ce que l'outil doit afficher. Ces chiffres démontrent le calcul ; il ne s’agit pas d’un taux d’imposition ou d’un traitement recommandé pour votre entreprise.
| Étape | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Travail horaire | 8 × 75 | 600.00 |
| Livrable fixe | 1 × 200 | 200.00 |
| Sous-total | 600 + 200 | 800.00 |
| Remise | 10% de 800 | −80.00 |
| Taxe | 8% des articles taxables réduits : 720 | 57.60 |
| Expédition | Ajouté séparément ; non taxé dans cet exemple | 20.00 |
| Total | 800 − 80 + 57.60 + 20 | 797.60 |
| Solde dû | 797,60 − 200 déjà payés | 597.60 |
Comprendre les prix TTC et les arrondis des devises
Utilisez Ajouter la taxe aux prix lorsque les tarifs saisis excluent la taxe. Les prix d'utilisation incluent la taxe lorsqu'elle fait déjà partie de ces tarifs ; l'outil affiche la taxe incluse sans l'ajouter à nouveau. Par exemple, une taxe de 20 % incluse dans un prix de 120 équivaut à 20 et non à 24. Folio applique d'abord la remise aux frais des articles, la partage proportionnellement entre les lignes et arrondit la taxe par ligne taxable. L'expédition est séparée et ne reçoit la taxe sur la facture que lorsque vous cochez son option fiscale. L'outil prend en charge un taux de taxe au niveau de la facture ; il n'est pas conçu pour les factures nécessitant plusieurs taux de taxe différents ou taxes composées. La sélection des devises est également importante : le JPY et le KRW n'utilisent ici aucune décimale, tandis que le KWD, le BHD et l'OMR en utilisent trois. La modification de la devise modifie le formatage et l'arrondi, et non les prix saisis via un taux de change. Vérifiez vos chiffres après tout changement de devise.
Afficher les dépôts sans facturer deux fois le même travail
Saisissez un acompte que vous avez effectivement reçu dans Montant déjà payé. Conservez l'intégralité du travail convenu dans la liste des articles afin que le client puisse voir ensemble le total et le solde restant. L’ajout d’un élément de « dépôt » négatif compterait également le paiement deux fois. Si le paiement saisi dépasse le total, Folio affiche un crédit pour trop-payé au lieu d'un solde négatif dû. Vérifiez si vous avez saisi le montant correct avant de le traiter comme un véritable crédit. Ces chiffres sont saisis manuellement : le générateur de factures ne se connecte pas à votre banque, ne vérifie pas l'arrivée des fonds ou ne met pas automatiquement à jour le statut du paiement. Un solde nul dans le document reflète les chiffres que vous avez fournis ; le téléchargement d'un PDF ne constitue pas une preuve qu'un paiement a eu lieu.
Choisissez les fonctionnalités gratuites ou ajoutez Pro là où cela peut vous aider
Vous pouvez établir une facture complète et professionnelle sans payer pour une mise à niveau de conception. Classique et Minimal incluent un logo, des couleurs d'accent prédéfinies, des frais détaillés, des taxes, des remises, des frais d'expédition, des détails de paiement et un PDF sans filigrane. Pro est utile lorsque vous souhaitez une présentation différente ou une bibliothèque de comptes réutilisable. Vous pouvez prévisualiser les commandes de conception premium avant de décider. Si vous préférez rester avec le niveau gratuit, Télécharger la version gratuite exporte une copie en utilisant les paramètres de conception gratuits ; cela n’efface pas votre conception de travail.
| Caractéristique | Gratuit | Pro |
|---|---|---|
| Facture PDF | Classique et minimal avec des couleurs prédéfinies ; pas de filigrane. | Comprend les conceptions gratuites ainsi que 10 mises en page Pro : Studio, Editorial, Executive, Ledger, Atelier, Horizon, Blueprint, Meridian, Statement et Monogram. |
| Détails commerciaux et calculs | Logo, 50 articles, 24 devises, taxes, réductions, expédition et dépôts. | Les mêmes outils de calcul de base. |
| Informations de paiement | Instructions écrites et lien de paiement HTTPS existant. | Ajoutez un code QR scannable pour ce lien. |
| Détails de la marque | Cinq couleurs d'accent prédéfinies. | Une couleur de marque personnalisée et un pied de page PDF répété. |
| Modifier à nouveau plus tard | Téléchargez et importez un brouillon de sauvegarde JSON. | Enregistrez et mettez également à jour jusqu'à 200 factures dans votre compte. |
Ajoutez des instructions de paiement qui fonctionnent en dehors de votre propre navigateur
Lisez vos instructions de paiement comme si vous étiez le client. La destination est-elle claire ? La devise est-elle indiquée ? Le destinataire doit-il inclure le numéro de facture comme référence de paiement ? Vous pouvez coller un lien de paiement HTTPS complet que vous utilisez déjà. Pro peut transformer ce lien en code QR sur la facture. Scannez le code téléchargé avec un autre appareil et vérifiez la destination et le bénéficiaire avant de le partager. Un code QR facilite l'ouverture d'un lien ; il ne crée pas de compte de paiement, ne valide pas le destinataire et ne sécurise pas par lui-même une transaction. Évitez d'utiliser une URL de paiement qui ne fonctionne que lorsque vous êtes connecté à votre propre compte. Folio ne collecte pas les détails de la carte et ne gère pas les paiements entre vous et votre client.
Conservez un PDF pour l'envoi et un brouillon pour le modifier
Le PDF est le document final que votre client peut lire. Le brouillon JSON contient les champs modifiables, les paramètres de calcul et le logo. Utilisez la sauvegarde du brouillon pour enregistrer ce deuxième fichier, puis importez le brouillon lorsque vous souhaitez continuer à travailler. Conservez-le dans un endroit privé car il peut contenir des adresses de clients et des instructions de paiement. Les brouillons gratuits ne sont pas automatiquement enregistrés en ligne ou dans le stockage du navigateur ; fermer ou actualiser un onglet non enregistré peut les perdre. Avec Pro, Enregistrer sur le compte stocke le brouillon complet en privé et Mes factures dans le tableau de bord vous permettent de l'ouvrir ou de le supprimer ultérieurement. L'enregistrement est explicite, utilisez donc à nouveau Enregistrer sur le compte après avoir apporté des modifications. Si deux onglets modifient la même facture enregistrée, une sauvegarde en conflit est arrêtée plutôt que de remplacer silencieusement l'autre version. Sauvegardez votre brouillon actuel avant de rouvrir la dernière copie enregistrée.
Réutiliser une facture sans réutiliser ses erreurs
La facture en double comporte les détails dans une nouvelle copie de travail, efface le montant payé et met à jour ses dates. Il suggère le numéro suivant lorsque l'ancien numéro se termine par des chiffres, mais il ne réserve pas de numéro de facture unique pour l'ensemble de votre entreprise. Vérifiez à chaque fois le numéro, le client, les dates, les prix, la référence du projet et la destination du paiement. Un dépôt copié ou un ancien taux est facile à ignorer, c'est pourquoi un examen final est important, même pour les clients familiers. Si Pro expire, vous pouvez toujours ouvrir et supprimer vos factures enregistrées, télécharger des brouillons de sauvegarde et exporter avec des options de conception gratuites. L'enregistrement de nouvelles versions et le téléchargement de conceptions premium nécessitent un accès Pro actif. La bibliothèque stocke les brouillons, et non un grand livre comptable complet ou un enregistrement automatique de ce que vous avez envoyé.
Vérifiez le fichier téléchargé avant de l'envoyer
Ouvrez le PDF réel plutôt que de vous fier uniquement à l'aperçu en direct. Les longues descriptions et notes peuvent continuer sur une autre page, alors vérifiez la dernière page ainsi que la première. Lisez les noms de l'entreprise et des clients, vérifiez le solde dû et testez tout code QR de paiement. Sur iPhone ou Android, Folio prépare le fichier puis propose une nouvelle action Télécharger le fichier ou Partager le fichier. Si le PDF n’est pas évident par la suite, consultez la liste de téléchargements de votre navigateur ou l’application Fichiers de votre téléphone. Une erreur de police signifie que l'exportation ne peut pas représenter un caractère dans votre texte ; utilisez une orthographe ou une translittération prise en charge et vérifiez qu'elle reste correcte pour votre client. Certains systèmes d'écriture ne sont pas pris en charge par la police PDF actuelle. Une fois la facture vérifiée, envoyez-la via votre email habituel ou votre portail client et conservez votre propre copie.