En användbar faktura svarar på kundens nästa fråga
Du har avslutat arbetet. Det sista du vill ha är en rad meddelanden som frågar vad avgiften omfattar, vilket projekt den tillhör eller vart betalningen ska gå. En användbar faktura gör dessa svar lätta att hitta. Din logotyp hjälper den att känna sig bekant, men detaljerna gör det mesta av jobbet: en igenkännlig projektreferens, specifika beskrivningar, ett tydligt förfallodatum och betalningsinstruktioner som matchar det du kommit överens om. Se PDF:en som något som kan skickas vidare till en person som aldrig har pratat med dig. Kunde den personen förstå vad han skulle betala och varför? Folios fakturagenerator håller redigeringskontrollerna bredvid en liveförhandsvisning så att du kan kontrollera det medan du skriver.
Samla in detaljerna innan du börjar
Håll kundens faktureringsinformation, överenskomna priser, projektreferens och dina betalningsinstruktioner i närheten. Om kunden använder inköpsorder, använd numret de gav dig istället för att hitta på ett substitut. Om någon annan hanterar deras konton, bekräfta faktureringsnamn och adress med den personen. Checklistan nedan är en praktisk utgångspunkt, inte en universell juridisk mall. Kraven beror på din plats, affärsstruktur och skattesituation. Till exempel inkluderar den brittiska regeringens fakturavägledning ett leveransdatum och ytterligare regler för vissa företag. Ange en serviceperiod eller leveransdatum i artikelbeskrivningen eller anteckningarna när det behövs, och kontrollera din egen jurisdiktions krav innan du skickar.
| Detalj | Vad ska man skriva in | Varför det hjälper |
|---|---|---|
| Företag och kund | Rätt faktureringsnamn, adresser och kontaktuppgifter. | Hjälper mottagaren att identifiera parterna och vägleda frågor. |
| Fakturanummer | En referens som passar ditt befintliga numreringssystem. | Gör en betalning eller uppföljning lättare att matcha till ett dokument. |
| Datum och referens | Fakturadatum, överenskommet förfallodatum och en projekt- eller inköpsorderreferens. | Kopplar avgiften till arbetet och dess betalningstidpunkt. |
| Avgifter och justeringar | Beskrivningar, kvantiteter, priser, tillämplig skattebehandling och överenskomna rabatter. | Förklarar hur summan nåddes. |
| Betalningsinstruktioner | Betalningsdestinationen och eventuell referens som kunden ska inkludera. | Ger kunden ett konkret nästa steg. |
Skapa en faktura i Folio, steg för steg
Välj Öppna fakturaredigerare på sidan för fakturagenerator för att komma in i den dedikerade arbetsytan. Redigeringspanelerna och liveförhandsgranskningen har sitt eget utrymme, med att spara och ladda ner alltid inom räckhåll. Börja med Nytt för ett tomt dokument, eller välj Prova ett prov för att se hur en färdig faktura hänger ihop. I urvalet används fiktiva företag och priser. Byt ut dem innan du skickar något. Du kan flytta mellan Detaljer, Artiklar, Betalning & anteckningar och Design utan att förlora ditt arbete medan fliken är öppen. På en telefon använder du Redigera faktura och Live-förhandsgranskning för att byta vy.
- I Detaljer anger du din företags- och kundinformation. Lägg till en logotyp om du vill ha en; PNG-, JPG- och WebP-bilder på upp till 5 MB accepteras och storleken ändras för fakturan.
- Välj ett fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum och valuta. Genvägarna Net 7, Net 14, Net 30 och Net 60 anger ett förfallodatum från fakturadatumet. Kontrollera resultatet mot ditt avtal.
- I Artiklar, beskriv varje produkt eller tjänst och ange dess kvantitet och pris. Lägg till, duplicera, ta bort eller ändra ordning på rader efter behov.
- Ställ in rabatt, skattebehandling och frakt. Markera enskilda poster som undantagna från fakturaskatt när så är lämpligt.
- I Betalning & anmärkningar, ange eventuellt redan mottagen belopp, lägg till betalningsinstruktioner och inkludera användbara anteckningar eller överenskomna villkor.
- I Design väljer du layout, accentfärg och A4- eller US Letter-papper. Granska förhandsgranskningen och välj sedan Ladda ner PDF.
- Öppna den nedladdade PDF-filen och kontrollera den innan du skickar. Öppna Arkiv och välj Säkerhetskopieringsutkast också om du vill återgå till den redigerbara fakturan senare.
Skriv rader som någon annan kan förstå
"Designarbete" kan vara meningsfullt för dig, men "Webbplatsdesign - godkänd layout och mobilversion" ger kunden något de kan känna igen. För timarbete, sätt timmarna i Kvantitet och timpriset i Taxa. För en fast projektavgift, använd en kvantitet av 1. För produkter, använd antal enheter och pris per enhet. Du kan inkludera en serviceperiod, leveransdatum eller milstolpe i beskrivningen. Håll formuleringen saklig och nära ditt avtal. Folio stöder upp till 50 rader och fraktionerad kvantitet, så 2,5 timmar behöver inte bli en separat manuell beräkning. Duplicera ett objekt när två laddningar är lika, ändra sedan dess beskrivning och värden. Använd pilkontrollerna för att sätta det viktigaste arbetet först.
Ett fungerande exempel: rabatt, skatt, frakt och deposition
Föreställ dig att du fakturerar åtta timmar för 75 USD per timme, plus en fast leverans på 200 USD. Båda posterna är skattepliktiga i detta exempel. Du kom överens om 10 % rabatt på artiklarna, anger en illustrativ skattesats på 8 % som lagts till priserna, lägger till 20 USD i obeskattad frakt och har redan fått 200 USD. Tabellen visar vad verktyget ska visa. Dessa siffror visar beräkningen; de är inte en rekommenderad skattesats eller behandling för ditt företag.
| Steg | Beräkning | Belopp |
|---|---|---|
| Timarbete | 8 × 75 | 600.00 |
| Fast leverans | 1 × 200 | 200.00 |
| Delsumma | 600 + 200 | 800.00 |
| Rabatt | 10 % av 800 | −80.00 |
| Skatt | 8 % av de rabatterade skattepliktiga varorna: 720 | 57.60 |
| Frakt | Läggs till separat; inte beskattas i detta exempel | 20.00 |
| Totalt | 800 − 80 + 57.60 + 20 | 797.60 |
| Förfallna saldo | 797,60 − 200 redan betalda | 597.60 |
Förstå priser inklusive moms och valutaavrundning
Använd Lägg till moms på priser när de angivna priserna exkluderar moms. Användningspriser inkluderar moms när det redan är en del av dessa priser; verktyget visar den inkluderade skatten utan att lägga till den igen. Till exempel är en inkluderad skatt på 20 % inom ett pris av 120 20, inte 24. Folio tillämpar rabatten på artikelavgifter först, delar den proportionellt mellan raderna och avrundar skatten per skattepliktig rad. Frakten är separat och får endast fakturaskatten när du kontrollerar dess skattealternativ. Verktyget stöder en skattesats på fakturanivå; den är inte utformad för fakturor som kräver flera olika skattesatser eller sammansatta skatter. Valutavalet spelar också roll: JPY och KRW använder inga decimaler här, medan KWD, BHD och OMR använder tre. Ändring av valutan ändrar formatering och avrundning, inte de angivna priserna genom en växelkurs. Granska dina siffror efter en valutaändring.
Visa insättningar utan att ta betalt för samma arbete två gånger
Ange en insättning du faktiskt har fått i Belopp som redan betalats. Behåll det fulla överenskomna arbetet i artikellistan så att kunden kan se det totala och återstående saldot tillsammans. Att lägga till en negativ "insättning"-objekt också skulle räkna betalningen två gånger. Om den inmatade betalningen överstiger summan visar Folio en överbetalningskredit istället för ett negativt utestående saldo. Kontrollera om du angett rätt belopp innan du behandlar det som en riktig kredit. Dessa siffror läggs in manuellt: fakturageneratorn ansluter inte till din bank, verifierar att pengar har kommit in eller uppdaterar automatiskt betalningsstatus. Ett nollsaldo i dokumentet återspeglar siffrorna du angav; nedladdning av en PDF är inget bevis på att en betalning har skett.
Välj de kostnadsfria funktionerna eller lägg till Pro där det hjälper
Du kan göra en komplett, professionell faktura utan att betala för en designuppgradering. Classic och Minimal inkluderar en logotyp, förinställda accentfärger, specificerade avgifter, skatter, rabatter, frakt, betalningsinformation och en vattenstämpelfri PDF. Pro är användbart när du vill ha en annan presentation eller ett återanvändbart kontobibliotek. Du kan förhandsgranska premiumdesignkontrollerna innan du bestämmer dig. Om du föredrar att stanna kvar på den kostnadsfria nivån exporterar Download gratisversionen en kopia med gratis designinställningar; det raderar inte din fungerande design.
| Funktion | Gratis | Pro |
|---|---|---|
| Faktura PDF | Klassisk och Minimal med förinställda färger; inget vattenmärke. | Inkluderar de kostnadsfria designerna plus 10 Pro-layouter: Studio, Editorial, Executive, Ledger, Atelier, Horizon, Blueprint, Meridian, Statement och Monogram. |
| Affärsdetaljer och beräkningar | Logotyp, 50 artiklar, 24 valutor, skatt, rabatter, frakt och insättningar. | Samma kärnberäkningsverktyg. |
| Betalningsinformation | Skriftliga instruktioner och en befintlig HTTPS-betalningslänk. | Lägg till en skanningsbar QR-kod för den länken. |
| Märkesdetaljer | Fem förinställda accentfärger. | En anpassad varumärkesfärg och upprepad PDF-sidfot. |
| Redigera igen senare | Ladda ner och importera en säkerhetskopia av JSON-utkast. | Spara och uppdatera även upp till 200 fakturor på ditt konto. |
Lägg till betalningsinstruktioner som fungerar utanför din egen webbläsare
Läs dina betalningsinstruktioner som om du vore kund. Är destinationen klar? Är valutan angiven? Behöver mottagaren ange fakturanumret som betalningsreferens? Du kan klistra in en fullständig HTTPS-utcheckningslänk som du redan använder. Pro kan förvandla den länken till en QR-kod på fakturan. Skanna den nedladdade koden med en annan enhet och kontrollera destinationen och betalningsmottagaren innan du delar den. En QR-kod gör en länk lättare att öppna; den skapar inte ett betalkonto, validerar inte mottagaren eller gör en transaktion säker av sig själv. Undvik att använda en webbadress till kassan som bara fungerar när du är inloggad på ditt eget konto. Folio samlar inte in kortuppgifter eller hanterar betalningar mellan dig och din kund.
Behåll en PDF för att skicka och ett utkast för redigering
PDF:en är det färdiga dokument som din kund kan läsa. JSON-utkastet innehåller de redigerbara fälten, beräkningsinställningarna och logotypen. Använd Säkerhetskopiering av utkast för att spara den andra filen och importera sedan utkast när du vill fortsätta arbeta. Håll det någonstans privat eftersom det kan innehålla kundadresser och betalningsinstruktioner. Gratis utkast sparas inte automatiskt online eller i webbläsarlagring; Om du stänger eller uppdaterar en osparad flik kan de förloras. Med Pro sparar Spara på konto hela utkastet privat, och Mina fakturor i instrumentpanelen låter dig öppna eller ta bort det senare. Att spara är explicit, så använd Spara till konto igen efter att du har gjort ändringar. Om två flikar redigerar samma sparade faktura, stoppas en konfliktsparning istället för att tyst ersätta den andra versionen. Säkerhetskopiera ditt nuvarande utkast innan du öppnar den senast sparade kopian igen.
Återanvänd en faktura utan att återanvända dess misstag
Duplicerad faktura innehåller informationen i en ny arbetskopia, rensar det inbetalda beloppet och uppdaterar dess datum. Det föreslår nästa nummer när det gamla numret slutar med siffror, men det reserverar inte ett unikt fakturanummer för hela din verksamhet. Kontrollera nummer, kund, datum, priser, projektreferens och betalningsdestination varje gång. En kopierad insättning eller gammal kurs är lätt att förbise, varför en slutlig granskning är viktig även för bekanta kunder. Om Pro löper ut kan du fortfarande öppna och ta bort dina sparade fakturor, ladda ner säkerhetskopior och exportera med gratis designalternativ. Att spara nya versioner och ladda ner premiumdesigner kräver aktiv Pro-åtkomst. Biblioteket lagrar utkast, inte en fullständig redovisning eller en automatisk registrering av vad du skickat.
Kontrollera den nedladdade filen innan du skickar den
Öppna den faktiska PDF-filen istället för att bara lita på liveförhandsvisningen. Långa beskrivningar och anteckningar kan fortsätta till en annan sida, så kontrollera den sista sidan såväl som den första. Läs företagets och kundernas namn, verifiera det utestående saldot och testa eventuell QR-kod för betalning. På iPhone eller Android förbereder Folio filen och erbjuder sedan en ny nedladdningsfil eller dela filåtgärd. Om PDF-filen inte är uppenbar efteråt, titta i webbläsarens nedladdningslista eller telefonens Filer-app. Ett teckensnittsfel betyder att exporten inte kan representera ett tecken i din text; använd en stavning eller translitteration som stöds och kontrollera att den förblir korrekt för din kund. Vissa skrivsystem stöds inte av det aktuella PDF-teckensnittet. När fakturan är kontrollerad, skicka den via din vanliga e-post eller kundportal och behåll din egen kopia.