Cómo crear una factura profesional en línea: una guía práctica

Una factura útil responde a la siguiente pregunta del cliente

Has terminado el trabajo. Lo último que desea es una serie de mensajes preguntando qué cubre el cargo, a qué proyecto pertenece o dónde debe ir el pago. Una factura útil hace que esas respuestas sean fáciles de encontrar. Su logotipo ayuda a que resulte familiar, pero los detalles hacen la mayor parte del trabajo: una referencia reconocible del proyecto, descripciones específicas, una fecha de vencimiento clara e instrucciones de pago que coinciden con lo acordado. Piense en el PDF como algo que puede reenviarse a una persona que nunca ha hablado con usted. ¿Podría esa persona entender qué pagar y por qué? El generador de facturas de Folio mantiene los controles de edición junto a una vista previa en vivo para que puedas comprobarlo mientras escribes.

• Crea tu factura

Reúna los detalles antes de comenzar

Mantenga a mano los detalles de facturación del cliente, los precios acordados, la referencia del proyecto y sus instrucciones de pago. Si el cliente utiliza órdenes de compra, utilice el número que le dio en lugar de inventar un sustituto. Si otra persona maneja sus cuentas, confirme el nombre y la dirección de facturación con esa persona. La siguiente lista de verificación es un punto de partida práctico, no un modelo legal universal. Los requisitos dependen de su ubicación, estructura comercial y situación fiscal. Por ejemplo, la guía de facturación del gobierno del Reino Unido incluye una fecha de suministro y reglas adicionales para algunas empresas. Coloque un período de servicio o fecha de suministro en la descripción del artículo o en las notas cuando sea necesario y verifique los requisitos de su propia jurisdicción antes de realizar el envío.

• Gobierno del Reino Unido: requisitos de facturación para empresas del Reino Unido

Crear una factura en Folio, paso a paso

Elija Abrir editor de facturas en la página del generador de facturas para ingresar al espacio de trabajo dedicado. Los paneles de edición y vista previa en vivo tienen su propio espacio, con el guardado y la descarga siempre al alcance. Comience con Nuevo para obtener un documento en blanco o elija Pruebe una muestra para ver cómo encaja una factura completa. La muestra utiliza negocios y precios ficticios. Reemplácelos antes de enviar cualquier cosa. Puede moverse entre Detalles, Artículos, Pagos y notas y Diseño sin perder su trabajo mientras la pestaña permanece abierta. En un teléfono, use Editar factura y Vista previa en vivo para cambiar de vista.

1. En Detalles, ingrese la información de su empresa y de sus clientes. Agregue un logotipo si lo desea; Se aceptan imágenes PNG, JPG y WebP de hasta 5 MB y se les cambia el tamaño para la factura.
2. Elija un número de factura, fecha de factura, fecha de vencimiento y moneda. Los atajos Net 7, Net 14, Net 30 y Net 60 establecen una fecha de vencimiento a partir de la fecha de la factura. Verifique la fecha resultante con su acuerdo.
3. En Artículos, describa cada producto o servicio e ingrese su cantidad y tarifa. Agregue, duplique, elimine o reordene líneas según sea necesario.
4. Establezca el descuento, el tratamiento fiscal y el envío. Marque los artículos individuales como exentos del impuesto a la factura cuando corresponda.
5. En Pago y notas, ingrese cualquier monto ya recibido, agregue instrucciones de pago e incluya notas útiles o términos acordados.
6. En Diseño, elija el diseño, el color de acento y el papel A4 o Carta estadounidense. Revise la vista previa y luego elija Descargar PDF.
7. Abra el PDF descargado y compruébelo antes de enviarlo. Abra Archivo y elija también Borrador de copia de seguridad si desea volver a la factura editable más tarde.

Escriba líneas de pedido que otra persona pueda entender

El “trabajo de diseño” puede tener sentido para usted, pero el “diseño de la página de inicio del sitio web: diseño aprobado y versión móvil” le brinda al cliente algo que puede reconocer. Para trabajo por horas, ponga las horas en Cantidad y el precio por hora en Tarifa. Para una tarifa fija de proyecto, use una cantidad de 1. Para productos, use la cantidad de unidades y el precio por unidad. Puede incluir un período de servicio, fecha de entrega o hito en la descripción. Mantenga la redacción objetiva y cercana a su acuerdo. Folio admite hasta 50 líneas y cantidades fraccionarias, por lo que 2,5 horas no necesitan convertirse en un cálculo manual independiente. Duplique un artículo cuando dos cargos sean similares y luego cambie su descripción y valores. Utilice los controles de flecha para poner el trabajo más importante en primer lugar.

Un ejemplo resuelto: descuento, impuesto, envío y depósito

Imagine que está facturando ocho horas a 75 USD la hora, más un entregable fijo de 200 USD. Ambos artículos están sujetos a impuestos en este ejemplo. Usted acordó un descuento del 10 % en los artículos, ingresó una tasa impositiva ilustrativa del 8 % agregada a los precios, agregó 20 USD de envío libre de impuestos y ya recibió 200 USD. La tabla muestra lo que debe mostrar la herramienta. Estos números demuestran el cálculo; no son una tasa impositiva ni un tratamiento recomendado para su negocio.

Comprender los precios con impuestos incluidos y el redondeo de divisas

Utilice Agregar impuesto a los precios cuando las tarifas ingresadas excluyan el impuesto. Los Precios de Uso incluyen impuestos cuando ya forman parte de dichas tarifas; la herramienta muestra el impuesto incluido sin volver a agregarlo. Por ejemplo, un impuesto incluido del 20% dentro de un precio de 120 es 20, no 24. Folio aplica primero el descuento a los cargos del artículo, lo comparte proporcionalmente entre las líneas y redondea el impuesto por línea imponible. El envío es separado y solo recibe el impuesto de la factura cuando marca su opción de impuestos. La herramienta admite una tasa impositiva a nivel de factura; no está diseñado para facturas que requieren varias tasas impositivas diferentes o impuestos compuestos. La selección de moneda también es importante: JPY y KRW no utilizan decimales aquí, mientras que KWD, BHD y OMR utilizan tres. Cambiar la moneda cambia el formato y el redondeo, no los precios ingresados ​​a través de un tipo de cambio. Revise sus números después de cualquier cambio de moneda.

Mostrar depósitos sin cobrar dos veces por el mismo trabajo

Ingrese un depósito que haya recibido realmente en Monto ya pagado. Mantenga el trabajo completo acordado en la lista de artículos para que el cliente pueda ver el total y el saldo restante juntos. Agregar también una partida de “depósito” negativa contaría el pago dos veces. Si el pago ingresado excede el total, Folio muestra un crédito por pago excesivo en lugar de un saldo negativo adeudado. Verifique si ingresó el monto correcto antes de tratarlo como un crédito real. Estas cifras se ingresan manualmente: el generador de facturas no se conecta a su banco, no verifica que llegaron los fondos ni actualiza automáticamente el estado del pago. Un saldo cero en el documento refleja los números que usted proporcionó; La descarga de un PDF no es prueba de que se haya realizado un pago.

Elija las funciones gratuitas o agregue Pro cuando sea útil

Puede realizar una factura completa y profesional sin pagar una actualización de diseño. Clásico y Minimal incluyen un logotipo, colores de acento preestablecidos, cargos detallados, impuestos, descuentos, envío, detalles de pago y un PDF sin marcas de agua. Pro es útil cuando desea una presentación diferente o una biblioteca de cuentas reutilizable. Puede obtener una vista previa de los controles de diseño premium antes de decidir. Si prefiere permanecer en el nivel gratuito, Descargar la versión gratuita exporta una copia utilizando la configuración de diseño gratuita; no borra su diseño de trabajo.

• Compara los planes Folio actuales

Agregue instrucciones de pago que funcionen fuera de su propio navegador

Lee tus instrucciones de pago como si fueras el cliente. ¿Está claro el destino? ¿Se indica la moneda? ¿El destinatario debe incluir el número de factura como referencia de pago? Puede pegar un enlace de pago HTTPS completo que ya utilice. Pro puede convertir ese enlace en un código QR en la factura. Escanea el código descargado con otro dispositivo y comprueba el destino y el beneficiario antes de compartirlo. Un código QR facilita la apertura de un enlace; no crea una cuenta de pago, no valida al destinatario ni hace que una transacción sea segura por sí solo. Evite utilizar una URL de pago que solo funcione mientras ha iniciado sesión en su propia cuenta. Folio no recopila datos de la tarjeta ni gestiona pagos entre usted y su cliente.

Guarde un PDF para enviar y un borrador para editar

El PDF es el documento terminado que su cliente puede leer. El borrador JSON contiene los campos editables, la configuración de cálculo y el logotipo. Utilice la copia de seguridad en borrador para guardar ese segundo archivo, luego importe el borrador cuando desee continuar trabajando. Guárdelo en un lugar privado porque puede contener direcciones de clientes e instrucciones de pago. Los borradores gratuitos no se guardan automáticamente en línea ni en el almacenamiento del navegador; cerrar o actualizar una pestaña no guardada puede perderlos. Con Pro, Guardar en cuenta almacena el borrador completo de forma privada y Mis facturas en el panel te permite abrirlo o eliminarlo más tarde. El guardado es explícito, así que use Guardar en cuenta nuevamente después de realizar cambios. Si dos pestañas editan la misma factura guardada, se detiene un guardado en conflicto en lugar de reemplazar silenciosamente la otra versión. Haga una copia de seguridad de su borrador actual antes de volver a abrir la última copia guardada.

Reutilizar una factura sin reutilizar sus errores

La factura duplicada lleva los detalles a una nueva copia de trabajo, borra el monto pagado y actualiza sus fechas. Sugiere el siguiente número cuando el número anterior termina en dígitos, pero no reserva un número de factura único en toda su empresa. Consulta en todo momento el número, cliente, fechas, precios, referencia del proyecto y destino del pago. Es fácil pasar por alto un depósito copiado o una tasa anterior, por lo que una revisión final es importante incluso para clientes conocidos. Si Pro caduca, aún puede abrir y eliminar sus facturas guardadas, descargar borradores de copias de seguridad y exportar con opciones de diseño gratuitas. Guardar nuevas versiones y descargar diseños premium requiere acceso Pro activo. La biblioteca almacena borradores, no un libro de contabilidad completo ni un registro automático de lo que envió.

Verifique el archivo descargado antes de enviarlo

Abra el PDF real en lugar de depender únicamente de la vista previa en vivo. Las descripciones y notas largas pueden continuar en otra página, así que revise la última página además de la primera. Lea los nombres de empresas y clientes, verifique el saldo adeudado y pruebe cualquier código QR de pago. En iPhone o Android, Folio prepara el archivo y luego ofrece una nueva acción Descargar archivo o Compartir archivo. Si el PDF no es obvio después, busque en la lista de descargas de su navegador o en la aplicación Archivos de su teléfono. Un error de fuente significa que la exportación no puede representar un carácter en su texto; utilice una ortografía o transliteración admitida y verifique que siga siendo correcta para su cliente. Algunos sistemas de escritura no son compatibles con la fuente PDF actual. Una vez revisada la factura, envíala a través de tu correo electrónico habitual o portal de clientes y quédate con tu propia copia.