Como criar uma fatura profissional online: um guia prático

Uma fatura útil responde à próxima pergunta do cliente

Você terminou o trabalho. A última coisa que você deseja é uma série de mensagens perguntando o que a cobrança cobre, a qual projeto ela pertence ou para onde deve ser direcionado o pagamento. Uma fatura útil torna essas respostas fáceis de encontrar. Seu logotipo ajuda a torná-lo familiar, mas os detalhes fazem a maior parte do trabalho: uma referência reconhecível do projeto, descrições específicas, uma data de vencimento clara e instruções de pagamento que correspondem ao que você combinou. Pense no PDF como algo que pode ser encaminhado para uma pessoa que nunca falou com você. Essa pessoa poderia entender o que pagar e por quê? O gerador de faturas do Folio mantém os controles de edição ao lado de uma visualização ao vivo para que você possa verificar enquanto escreve.

• Crie sua fatura

Reúna os detalhes antes de começar

Mantenha os dados de cobrança do cliente, preços acordados, referência do projeto e instruções de pagamento por perto. Se o cliente usar pedidos de compra, use o número que ele forneceu em vez de inventar um substituto. Se outra pessoa administra suas contas, confirme o nome e o endereço de cobrança com essa pessoa. A lista de verificação abaixo é um ponto de partida prático e não um modelo jurídico universal. Os requisitos dependem da sua localização, estrutura empresarial e situação fiscal. Por exemplo, as orientações sobre faturas do governo do Reino Unido incluem uma data de fornecimento e regras adicionais para algumas empresas. Coloque um período de serviço ou data de fornecimento na descrição do item ou nas notas quando necessário e verifique os requisitos de sua própria jurisdição antes de enviar.

• Governo do Reino Unido: requisitos de fatura para empresas do Reino Unido

Crie uma fatura no Folio, passo a passo

Escolha Abrir editor de faturas na página do gerador de faturas para entrar no espaço de trabalho dedicado. Os painéis de edição e visualização ao vivo possuem espaço próprio, com salvamento e download sempre ao seu alcance. Comece com Novo para um documento em branco ou escolha Experimente uma amostra para ver como uma fatura concluída se encaixa. A amostra usa negócios e preços fictícios. Substitua-os antes de enviar qualquer coisa. Você pode alternar entre Detalhes, Itens, Pagamento e notas e Design sem perder seu trabalho enquanto a guia permanece aberta. Em um telefone, use Editar fatura e Visualização ao vivo para alternar visualizações.

1. Em Detalhes, insira as informações da sua empresa e do cliente. Adicione um logotipo se desejar; Imagens PNG, JPG e WebP de até 5 MB são aceitas e redimensionadas para a fatura.
2. Escolha um número de fatura, data de fatura, data de vencimento e moeda. Os atalhos Net 7, Net 14, Net 30 e Net 60 definem uma data de vencimento a partir da data da fatura. Verifique a data resultante em relação ao seu contrato.
3. Em Itens, descreva cada produto ou serviço e insira sua quantidade e taxa. Adicione, duplique, remova ou reordene linhas conforme necessário.
4. Defina o desconto, o tratamento fiscal e o frete. Marque itens individuais como isentos do imposto sobre fatura quando apropriado.
5. Em Pagamento e notas, insira qualquer valor já recebido, adicione instruções de pagamento e inclua notas úteis ou termos acordados.
6. Em Design, escolha o layout, a cor de destaque e o papel A4 ou US Letter. Revise a visualização e escolha Baixar PDF.
7. Abra o PDF baixado e verifique antes de enviar. Abra Arquivo e escolha Backup de rascunho também se quiser retornar à fatura editável mais tarde.

Escreva itens de linha que outra pessoa possa entender

“Trabalho de design” pode fazer sentido para você, mas “Design da página inicial do site – layout aprovado e versão móvel” dá ao cliente algo que ele pode reconhecer. Para trabalho por hora, coloque as horas em Quantidade e o preço por hora em Taxa. Para uma taxa fixa de projeto, use a quantidade 1. Para produtos, use o número de unidades e o preço por unidade. Você pode incluir um período de serviço, data de entrega ou marco na descrição. Mantenha o texto factual e próximo do seu acordo. O Folio suporta até 50 linhas e quantidades fracionárias, portanto 2,5 horas não precisam se tornar um cálculo manual separado. Duplique um item quando duas cobranças forem semelhantes e altere sua descrição e valores. Use os controles de seta para colocar o trabalho mais importante em primeiro lugar.

Um exemplo prático: desconto, imposto, frete e depósito

Imagine que você está faturando oito horas a US$ 75 por hora, mais uma entrega fixa de US$ 200. Ambos os itens são tributáveis ​​neste exemplo. Você concordou com um desconto de 10% nos itens, inseriu uma alíquota ilustrativa de 8% adicionada aos preços, adicionou US$ 20 de frete não tributado e já recebeu US$ 200. A tabela mostra o que a ferramenta deve exibir. Esses números demonstram o cálculo; eles não são uma taxa de imposto ou tratamento recomendado para o seu negócio.

Entenda os preços com impostos incluídos e o arredondamento de moeda

Utilize Adicionar imposto aos preços quando as taxas inseridas excluem o imposto. Os Preços de Utilização incluem impostos quando já fazem parte dessas taxas; a ferramenta mostra o imposto incluído sem adicioná-lo novamente. Por exemplo, um imposto de 20% incluído em um preço de 120 é 20, e não 24. O Folio aplica primeiro o desconto aos encargos do item, compartilha-o proporcionalmente entre as linhas e arredonda o imposto por linha tributável. O frete é à parte e só recebe o imposto da fatura quando você marca sua opção de imposto. A ferramenta oferece suporte a uma taxa de imposto no nível da fatura; ele não foi projetado para faturas que exigem diversas alíquotas de imposto ou impostos compostos diferentes. A seleção da moeda também é importante: JPY e KRW não usam casas decimais aqui, enquanto KWD, BHD e OMR usam três. A alteração da moeda altera a formatação e o arredondamento, e não os preços inseridos por meio de uma taxa de câmbio. Revise seus números após qualquer mudança de moeda.

Mostre depósitos sem cobrar duas vezes pelo mesmo trabalho

Insira um depósito que você realmente recebeu no valor já pago. Mantenha o trabalho integral acordado na lista de itens para que o cliente possa ver o total e o saldo restante juntos. Adicionar também um item de “depósito” negativo contaria o pagamento duas vezes. Se o pagamento inserido exceder o total, o Folio mostrará um crédito de pagamento a maior em vez de um saldo negativo devido. Verifique se você inseriu o valor correto antes de tratá-lo como um crédito real. Esses valores são inseridos manualmente: o gerador de faturas não se conecta ao seu banco, não verifica se os fundos chegaram ou atualiza automaticamente o status do pagamento. Um saldo zero no documento reflete os números que você forneceu; baixar um PDF não é prova de que o pagamento ocorreu.

Escolha os recursos gratuitos ou adicione o Pro onde for útil

Você pode fazer uma fatura completa e profissional sem pagar por uma atualização de design. Clássico e Mínimo incluem um logotipo, cores de destaque predefinidas, cobranças detalhadas, impostos, descontos, frete, detalhes de pagamento e um PDF sem marca d’água. O Pro é útil quando você deseja uma apresentação diferente ou uma biblioteca de contas reutilizável. Você pode visualizar os controles de design premium antes de decidir. Se você preferir ficar com o nível gratuito, Baixar versão gratuita exporta uma cópia usando configurações de design gratuitas; isso não apaga seu design de trabalho.

• Compare os planos Folio atuais

Adicione instruções de pagamento que funcionem fora do seu navegador

Leia suas instruções de pagamento como se você fosse o cliente. O destino está claro? A moeda está indicada? O destinatário precisa incluir o número da fatura como referência de pagamento? Você pode colar um link de checkout HTTPS completo que você já usa. O Pro pode transformar esse link em um código QR na fatura. Digitalize o código baixado com outro dispositivo e verifique o destino e o beneficiário antes de compartilhá-lo. Um código QR facilita a abertura de um link; ele não cria uma conta de pagamento, não valida o destinatário ou torna uma transação segura por si só. Evite usar um URL de checkout que só funcione enquanto você estiver conectado à sua própria conta. O Folio não coleta detalhes do cartão nem administra pagamentos entre você e seu cliente.

Mantenha um PDF para envio e um rascunho para edição

O PDF é o documento finalizado que seu cliente pode ler. O rascunho JSON contém os campos editáveis, as configurações de cálculo e o logotipo. Use o backup de rascunho para salvar o segundo arquivo e, em seguida, importe o rascunho quando quiser continuar trabalhando. Mantenha-o em algum lugar privado, pois pode conter endereços de clientes e instruções de pagamento. Os rascunhos gratuitos não são salvos automaticamente online ou no armazenamento do navegador; fechar ou atualizar uma guia não salva pode perdê-los. Com o Pro, Salvar na conta armazena o rascunho completo de forma privada e Minhas faturas no painel permite abri-lo ou excluí-lo mais tarde. Salvar é explícito, então use Salvar na conta novamente após fazer alterações. Se duas guias editarem a mesma fatura salva, um salvamento conflitante será interrompido em vez de substituir silenciosamente a outra versão. Faça backup do seu rascunho atual antes de reabrir a última cópia salva.

Reutilize uma fatura sem reutilizar seus erros

A fatura duplicada transporta os detalhes para uma nova cópia de trabalho, compensa o valor pago e atualiza suas datas. Ele sugere o próximo número quando o número antigo termina em dígitos, mas não reserva um número de fatura exclusivo para toda a sua empresa. Verifique sempre o número, cliente, datas, preços, referência do projeto e destino do pagamento. É fácil ignorar um depósito copiado ou uma taxa antiga, e é por isso que uma revisão final é importante mesmo para clientes familiares. Se o Pro expirar, você ainda poderá abrir e excluir suas faturas salvas, baixar rascunhos de backup e exportar com opções de design gratuitas. Salvar novas versões e baixar designs premium exigem acesso Pro ativo. A biblioteca armazena rascunhos, não um livro contábil completo ou um registro automático do que você enviou.

Verifique o arquivo baixado antes de enviá-lo

Abra o PDF real em vez de depender apenas da visualização ao vivo. Descrições e notas longas podem continuar em outra página, portanto verifique a última página e também a primeira. Leia os nomes da empresa e dos clientes, verifique o saldo devido e teste qualquer código QR de pagamento. No iPhone ou Android, o Folio prepara o arquivo e oferece uma nova ação Baixar arquivo ou Compartilhar arquivo. Se o PDF não ficar óbvio depois, procure na lista de downloads do seu navegador ou no aplicativo Arquivos do seu telefone. Um erro de fonte significa que a exportação não pode representar um caractere no seu texto; use uma ortografia ou transliteração compatível e verifique se ela permanece correta para o seu cliente. Alguns sistemas de escrita não são suportados pela fonte PDF atual. Uma vez verificada a fatura, envie-a através do seu email habitual ou portal do cliente e guarde a sua cópia.