役立つ請求書は顧客の次の質問に答えます

仕事は終わりました。料金の範囲、どのプロジェクトに属するか、支払い先を尋ねる一連のメッセージは望ましくありません。便利な請求書を使用すると、それらの答えを簡単に見つけることができます。ロゴは親しみを感じさせるのに役立ちますが、認識可能なプロジェクト参照、具体的な説明、明確な期日、および同意した内容と一致する支払い指示など、詳細がほとんどの役割を果たします。 PDF は、一度も話したことのない人に転送される可能性があるものと考えてください。その人は何を支払うべきか、そしてその理由を理解できたでしょうか? Folio の請求書ジェネレーターでは、編集コントロールがライブ プレビューの横に表示されるため、作成中に確認できます。

開始する前に詳細を収集する

顧客の請求詳細、合意された価格、プロジェクトのリファレンス、支払い指示を近くに保管してください。顧客が注文書を使用している場合は、代替品を考え出すのではなく、顧客が提供した番号を使用してください。他の人が自分のアカウントを管理している場合は、その人に請求先の名前と住所を確認してください。以下のチェックリストは実用的な出発点であり、普遍的な法的テンプレートではありません。要件は、所在地、ビジネス構造、税務状況によって異なります。たとえば、英国政府の請求書ガイダンスには、供給日と一部の企業向けの追加ルールが含まれています。必要に応じて、サービス期間や供給日を商品説明またはメモに記載し、送付する前に管轄区域の要件を確認してください。

請求書の処理を容易にする詳細
詳細何を入力するかなぜ役立つのか
ビジネスと顧客正しい請求先名、住所、連絡先の詳細。受信者が当事者を特定し、質問を転送するのに役立ちます。
請求書番号既存の番号付けシステムに適合する参照。支払いやフォローアップを文書と照合しやすくします。
日付と参照先請求書の日付、合意された期日、プロジェクトまたは発注書の参照。料金を作品とその支払いタイミングに結び付けます。
料金と調整説明、数量、料金、適用される税金処理、および合意された割引。合計に達するまでの経緯を説明します。
支払い手順支払い先と顧客が含める必要がある参照先。顧客に具体的な次のステップを提示します。

Folio で請求書をステップバイステップで作成する

請求書作成ページで [請求書エディターを開く] を選択して、専用のワークスペースに入ります。編集パネルとライブ プレビューには独自のスペースがあり、保存とダウンロードは常に手の届くところにあります。空の文書の場合は「新規」から始めるか、「サンプルを試す」を選択して完成した請求書がどのように組み合わされるかを確認します。このサンプルでは架空の企業と価格が使用されています。何かを送る前に交換してください。タブを開いたまま、作業内容を失うことなく、「詳細」、「アイテム」、「支払いとメモ」、「デザイン」の間を移動できます。電話では、請求書の編集とライブ プレビューを使用してビューを切り替えます。

  1. [詳細] に、ビジネス情報と顧客情報を入力します。必要に応じてロゴを追加します。最大 5 MB の PNG、JPG、および WebP 画像が受け入れられ、請求書用にサイズ変更されます。
  2. 請求書番号、請求日、期日、通貨を選択します。 Net 7、Net 14、Net 30、および Net 60 のショートカットは、請求書の日付から期日を設定します。結果の日付を契約と照らし合わせて確認してください。
  3. 「品目」では、各製品またはサービスについて説明し、その数量とレートを入力します。必要に応じて、行を追加、複製、削除、または並べ替えます。
  4. 割引、税金処理、送料を設定します。必要に応じて、個々の品目を請求書税が免除されるものとしてマークします。
  5. [支払いとメモ] に、すでに受け取った金額を入力し、支払い手順を追加し、役立つメモや合意した条件を含めます。
  6. [デザイン] で、レイアウト、アクセント カラー、A4 または US レター用紙を選択します。プレビューを確認し、[PDF をダウンロード] を選択します。
  7. ダウンロードしたPDFを開いて確認してから送信してください。後で編集可能な請求書に戻りたい場合は、「ファイル」を開き、「下書きバックアップも選択します」を選択します。

他の人が理解できる項目を書く

「デザイン作業」というとわかりやすいかもしれませんが、「Web サイトのホームページのデザイン - 承認されたレイアウトとモバイル版」は、顧客に認識できるものを提供します。時間単位の作業の場合は、「数量」に時間を入力し、「レート」に時間当たりの価格を入力します。固定プロジェクト料金の場合は、数量 1 を使用します。製品の場合は、ユニット数とユニットあたりの価格を使用します。サービス期間、納期、マイルストーンを説明に含めることができます。事実に基づいた、同意に近い表現を心がけてください。 Folio は最大 50 行と小数数量をサポートしているため、2.5 時間を別途手動で計算する必要はありません。 2 つの料金が類似している場合はアイテムを複製し、その説明と値を変更します。矢印コントロールを使用して、最も重要な作業を最初に配置します。

実際の例: 割引、税金、送料、デポジット

8 時間に対して 1 時間あたり 75 米ドルと、固定の 200 米ドルの成果物を請求すると想像してください。この例では両方の品目は課税対象です。商品の 10% 割引に同意し、価格に追加される 8% の税率を例示的に入力し、非課税の送料として 20 米ドルを追加し、すでに 200 米ドルを受領しています。表は、ツールで表示される内容を示しています。これらの数字は計算を示しています。これらはあなたのビジネスに推奨される税率や扱いではありません。

米ドルでの請求書の計算例
ステップ計算金額
時給勤務8 × 75600.00
固定成果物1 × 200200.00
小計600 + 200800.00
割引800 の 10%−80.00
税金割引対象課税品目の8%：72057.60
送料別途追加。この例では課税されません20.00
合計800 − 80 + 57.60 + 20797.60
未払い残高797.60 − 200 支払い済み597.60

税込み価格と通貨の四捨五入について理解する

入力した料金に税金が含まれていない場合は、「価格に税金を追加」を使用します。すでに料金に含まれている場合、料金には税金が含まれています。このツールは、再度追加せずに税込み金額を表示します。たとえば、価格 120 に含まれる 20% の税金は、24 ではなく 20 です。Folio は、最初に品目料金に割引を適用し、それを行間で比例配分して、課税対象行ごとに税金を四捨五入します。送料は別であり、税金オプションをチェックした場合にのみ請求書税を受け取ります。このツールは 1 つの請求書レベルの税率をサポートします。複数の異なる税率や複合税を必要とする請求書用には設計されていません。通貨の選択も重要です。JPY と KRW では小数点以下の桁が使用されませんが、KWD、BHD、OMR では小数点以下の桁が 3 桁使用されます。通貨を変更すると、為替レートによって入力された価格ではなく、形式と丸めが変更されます。通貨を変更した後は数値を確認してください。

同じ作業に対して 2 回請求することなくデポジットを表示します

「支払済み金額」に実際に受け取ったデポジットを入力します。顧客が合計と残高を一緒に確認できるように、完全に合意された作業を品目リストに保存してください。マイナスの「デポジット」項目も追加すると、支払いが 2 回カウントされます。入力した支払いが合計を超える場合、Folio にはマイナスの未払い残高ではなく、超過分のクレジットが表示されます。実際のクレジットとして扱う前に、入力した金額が正しいかどうかを確認してください。これらの数値は手動で入力されます。請求書ジェネレーターは銀行に接続せず、資金の到着を確認したり、支払いステータスを自動的に更新したりしません。文書内のゼロ残高は、指定した数値を反映しています。 PDF をダウンロードしても、支払いが行われたという証拠にはなりません。

無料の機能を選択するか、役立つ場合は Pro を追加します

デザインのアップグレード費用を支払うことなく、完全でプロフェッショナルな請求書を作成できます。クラシックとミニマルには、ロゴ、プリセットのアクセントカラー、明細別の料金、税金、割引、送料、支払いの詳細、透かしのない PDF が含まれます。 Pro は、別のプレゼンテーションや再利用可能なアカウント ライブラリが必要な場合に便利です。決定する前に、プレミアム デザイン コントロールをプレビューできます。無料利用枠を使い続ける場合は、無料バージョンをダウンロードすると、無料のデザイン設定を使用してコピーがエクスポートされます。作業中のデザインが消去されることはありません。

無料の請求書メーカーと Folio Pro
特徴無料プロ
請求書PDFプリセットカラーを使用したクラシックとミニマル。透かしはありません。無料のデザインに加えて、スタジオ、エディトリアル、エグゼクティブ、レジャー、アトリエ、ホライゾン、ブループリント、メリディアン、ステートメント、モノグラムの 10 種類のプロ レイアウトが含まれています。
事業内容と計算ロゴ、50 アイテム、24 通貨、税金、割引、送料、およびデポジット。同じコア計算ツール。
お支払い情報書面による指示と既存の HTTPS 支払いリンク。そのリンクにスキャン可能な QR コードを追加します。
ブランド詳細5 つのアクセントカラーがプリセットされています。カスタム ブランド カラーと繰り返される PDF フッター。
後でもう一度編集しますJSON ドラフト バックアップをダウンロードしてインポートします。また、アカウントに最大 200 件の請求書を保存して更新できます。

自分のブラウザ以外でも機能する支払い手順を追加する

あなたが顧客であるかのように、支払い手順を読んでください。目的地は明確ですか？通貨は明記されていますか?受取人は支払い参照として請求書番号を含める必要がありますか?すでに使用している完全な HTTPS チェックアウト リンクを貼り付けることができます。プロはそのリンクを請求書の QR コードに変換できます。ダウンロードしたコードを別のデバイスでスキャンし、送信先と受取人を確認してから共有してください。 QR コードを使用すると、リンクを開きやすくなります。それ自体では、支払いアカウントの作成、受信者の検証、またはトランザクションの安全性を確保しません。自分のアカウントにサインインしている間のみ機能するチェックアウト URL は使用しないでください。 Folio は、カードの詳細を収集したり、お客様と顧客の間で支払いを処理したりすることはありません。

送信用に PDF を保存し、編集用に下書きを保存します

PDF は、顧客が読むことができる完成したドキュメントです。 JSON ドラフトには、編集可能なフィールド、計算設定、ロゴが含まれています。ドラフト バックアップを使用して 2 番目のファイルを保存し、作業を続行する場合はドラフトをインポートします。顧客の住所や支払い手順が含まれる可能性があるため、秘密の場所に保管してください。無料の下書きは、オンラインまたはブラウザのストレージに自動的には保存されません。未保存のタブを閉じるか更新すると、それらのタブが失われる可能性があります。 Pro では、「アカウントに保存」により下書き全体が非公開で保存され、ダッシュボードの「請求書」を後で開いたり削除したりできます。保存は明示的に行われるため、変更を加えた後、再度 [アカウントに保存] を使用します。 2 つのタブが同じ保存された請求書を編集した場合、競合する保存は他のバージョンをサイレントに置き換えるのではなく停止されます。保存した最新のコピーを再度開く前に、現在のドラフトをバックアップしてください。

間違いを再利用せずに請求書を再利用する

重複した請求書は詳細を新しい作業コピーに取り込み、支払った金額を消去し、日付を更新します。古い番号が数字で終わる場合、次の番号が提案されますが、ビジネス全体で一意の請求書番号が予約されるわけではありません。番号、顧客、日付、価格、プロジェクト参照先、支払い先を毎回確認します。コピーされたデポジットや古いレートは見落とされやすいため、馴染みのある顧客であっても最終レビューが重要です。 Pro の有効期限が切れても、保存した請求書を開いて削除したり、下書きバックアップをダウンロードしたり、無料のデザイン オプションを使用してエクスポートしたりすることができます。新しいバージョンを保存し、プレミアム デザインをダウンロードするには、アクティブな Pro アクセスが必要です。ライブラリには、完全な会計台帳や送信内容の自動記録ではなく、下書きが保管されます。

ダウンロードしたファイルを送信する前に確認してください

ライブ プレビューだけに頼るのではなく、実際の PDF を開いてください。長い説明やメモは別のページに続く場合がありますので、最初のページだけでなく最後のページも確認してください。企業名と顧客名を読み取り、未払い残高を確認し、支払い用の QR コードをテストします。 iPhone または Android では、Folio はファイルを準備し、新しいファイルのダウンロードまたはファイルの共有アクションを提供します。後で PDF がよくわからない場合は、ブラウザのダウンロード リストまたは携帯電話のファイル アプリを調べてください。フォント エラーは、エクスポートでテキスト内の文字を表現できないことを意味します。サポートされているスペルまたは音訳を使用し、それが顧客にとって正しいままであることを確認してください。一部の書記体系は、現在の PDF フォントでサポートされていません。請求書を確認したら、通常の電子メールまたはクライアント ポータルを通じて送信し、自分のコピーを保管してください。

少し分かりやすく実践してみましょう。開く 請求書ジェネレータ