En nyttig faktura besvarer kundens næste spørgsmål
Du er færdig med arbejdet. Det sidste, du ønsker, er en række beskeder, der spørger, hvad opkrævningen dækker, hvilket projekt den tilhører, eller hvor betalingen skal gå hen. En nyttig faktura gør disse svar nemme at finde. Dit logo hjælper det med at føles bekendt, men detaljerne gør det meste af arbejdet: en genkendelig projektreference, specifikke beskrivelser, en klar forfaldsdato og betalingsinstruktioner, der matcher det, du har aftalt. Tænk på PDF'en som noget, der kan videresendes til en person, der aldrig har talt med dig. Kunne denne person forstå, hvad han skulle betale og hvorfor? Folios fakturagenerator holder redigeringskontrollerne ved siden af en live forhåndsvisning, så du kan tjekke det, mens du skriver.
Saml detaljerne, før du starter
Hold kundens faktureringsoplysninger, aftalte priser, projektreference og dine betalingsinstruktioner i nærheden. Hvis kunden bruger indkøbsordrer, skal du bruge det nummer, de har givet dig, i stedet for at opfinde en erstatning. Hvis en anden håndterer deres konti, skal du bekræfte faktureringsnavnet og -adressen med denne person. Tjeklisten nedenfor er et praktisk udgangspunkt, ikke en universel juridisk skabelon. Kravene afhænger af din placering, forretningsstruktur og skattemæssige situation. For eksempel inkluderer den britiske regerings fakturavejledning en leveringsdato og yderligere regler for nogle virksomheder. Angiv en serviceperiode eller leveringsdato i varebeskrivelsen eller noterne, når det er nødvendigt, og kontroller din egen jurisdiktions krav, før du sender.
| Detalje | Hvad skal man indtaste | Hvorfor det hjælper |
|---|---|---|
| Forretning og kunde | De korrekte faktureringsnavne, adresser og kontaktoplysninger. | Hjælper modtageren med at identificere parterne og vejlede spørgsmål. |
| Fakturanummer | En reference, der passer til dit eksisterende nummereringssystem. | Gør en betaling eller opfølgning nemmere at matche til et dokument. |
| Datoer og reference | Fakturadato, aftalt forfaldsdato og en projekt- eller indkøbsordrereference. | Forbinder afgiften til arbejdet og dets betalingstidspunkt. |
| Afgifter og justeringer | Beskrivelser, mængder, satser, gældende skattebehandling og aftalte rabatter. | Forklarer, hvordan totalen blev nået. |
| Betalingsinstruktioner | Betalingsdestinationen og enhver reference kunden skal inkludere. | Giver kunden et konkret næste skridt. |
Opret en faktura i Folio, trin for trin
Vælg Åbn fakturaeditor på fakturageneratorsiden for at gå ind i det dedikerede arbejdsområde. Redigeringspanelerne og live preview har deres eget rum, med lagring og download altid inden for rækkevidde. Start med Ny for et tomt dokument, eller vælg Prøv en prøve for at se, hvordan en udfyldt faktura passer sammen. Stikprøven bruger fiktive virksomheder og priser. Udskift dem, før du sender noget. Du kan flytte mellem Detaljer, Varer, Betaling & noter og Design uden at miste dit arbejde, mens fanen forbliver åben. På en telefon skal du bruge Rediger faktura og Live-eksempel til at skifte visning.
- Indtast din virksomheds- og kundeoplysninger i Detaljer. Tilføj et logo, hvis du ønsker et; PNG-, JPG- og WebP-billeder på op til 5 MB accepteres og størrelsen ændres til fakturaen.
- Vælg et fakturanummer, fakturadato, forfaldsdato og valuta. Genvejene Net 7, Net 14, Net 30 og Net 60 angiver en forfaldsdato fra fakturadatoen. Kontroller den resulterende dato i forhold til din aftale.
- Beskriv hvert produkt eller hver tjeneste i Varer og indtast dets mængde og pris. Tilføj, dupliker, fjern eller omarranger linjer efter behov.
- Indstil rabat, skattebehandling og forsendelse. Marker enkelte varer som fritaget for fakturaafgiften, når det er relevant.
- I Betaling & noter skal du indtaste ethvert beløb, der allerede er modtaget, tilføje betalingsinstruktioner og inkludere nyttige noter eller aftalte vilkår.
- I Design skal du vælge layout, accentfarve og A4- eller US Letter-papir. Gennemgå forhåndsvisningen, og vælg derefter Download PDF.
- Åbn den downloadede PDF, og tjek den før afsendelse. Åbn Fil, og vælg også Udkast til sikkerhedskopiering, hvis du vil vende tilbage til den redigerbare faktura senere.
Skriv linjeposter, som en anden kan forstå
"Designarbejde" giver måske mening for dig, men "Websidedesign - godkendt layout og mobilversion" giver kunden noget, de kan genkende. For timearbejde sættes timerne i Antal og timeprisen i Takst. For et fast projekthonorar skal du bruge et antal på 1. For produkter skal du bruge antal enheder og prisen pr. enhed. Du kan inkludere en serviceperiode, leveringsdato eller milepæl i beskrivelsen. Hold ordlyden saglig og tæt på din aftale. Folio understøtter op til 50 linjer og brøkmængder, så 2,5 timer behøver ikke at blive en separat manuel beregning. Dupliker en vare, når to afgifter er ens, og skift derefter dens beskrivelse og værdier. Brug piletasterne til at sætte det vigtigste arbejde først.
Et godt eksempel: rabat, skat, forsendelse og depositum
Forestil dig, at du fakturerer otte timer til USD 75 i timen, plus en fast levering på USD 200. Begge varer er afgiftspligtige i dette eksempel. Du aftalte en rabat på 10 % på varerne, indtaster en illustrativ afgiftssats på 8 % tilføjet til priserne, tilføjer 20 USD i ubeskattet forsendelse og har allerede modtaget 200 USD. Tabellen viser, hvad værktøjet skal vise. Disse tal viser beregningen; de er ikke en anbefalet skattesats eller behandling for din virksomhed.
| Trin | Beregning | Beløb |
|---|---|---|
| Timearbejde | 8 × 75 | 600.00 |
| Fast levering | 1 × 200 | 200.00 |
| Subtotal | 600 + 200 | 800.00 |
| Rabat | 10 % af 800 | −80.00 |
| Skat | 8 % af de nedsatte afgiftspligtige varer: 720 | 57.60 |
| Forsendelse | Tilføjes separat; ikke beskattet i dette eksempel | 20.00 |
| I alt | 800 − 80 + 57.60 + 20 | 797.60 |
| Forfalden saldo | 797,60 − 200 allerede betalt | 597.60 |
Forstå priser inklusive moms og valutaafrunding
Brug Tilføj moms til priser, når de indtastede satser ekskluderer moms. Brugspriser inkluderer moms, når det allerede er en del af disse priser; værktøjet viser den inkluderede afgift uden at tilføje den igen. For eksempel er en inkluderet 20 % afgift inden for en pris på 120 20, ikke 24. Folio anvender rabatten på vareafgifterne først, deler den forholdsmæssigt mellem linjerne og afrunder skat pr. afgiftspligtig linje. Forsendelsen er separat og modtager kun fakturaafgiften, når du tjekker dens afgiftsmulighed. Værktøjet understøtter én momssats på fakturaniveau; det er ikke designet til fakturaer, der kræver flere forskellige skattesatser eller sammensatte skatter. Valutavalg har også betydning: JPY og KRW bruger ingen decimaler her, mens KWD, BHD og OMR bruger tre. Ændring af valutaen ændrer formatering og afrunding, ikke de indtastede priser via en valutakurs. Gennemgå dine tal efter enhver valutaændring.
Vis indskud uden opkrævning for det samme arbejde to gange
Indtast et depositum, du faktisk har modtaget i Beløb, der allerede er betalt. Behold det fulde aftalte arbejde i varelisten, så kunden kan se den samlede og resterende saldo sammen. Tilføjelse af en negativ "indbetaling"-vare vil tælle betalingen to gange. Hvis den indtastede betaling overstiger totalen, viser Folio en overbetalingskredit i stedet for en negativ forfalden saldo. Tjek, om du har indtastet det korrekte beløb, før du behandler det som en reel kredit. Disse tal indtastes manuelt: Fakturageneratoren opretter ikke forbindelse til din bank, verificerer, at penge er ankommet, eller opdaterer automatisk betalingsstatus. En nulsaldo i dokumentet afspejler de tal, du har angivet; at downloade en PDF er ikke bevis for, at en betaling fandt sted.
Vælg de gratis funktioner, eller tilføj Pro, hvor det hjælper
Du kan lave en komplet, professionel faktura uden at betale for en designopgradering. Classic og Minimal inkluderer et logo, forudindstillede accentfarver, specificerede gebyrer, skatter, rabatter, forsendelse, betalingsoplysninger og en vandmærkefri PDF. Pro er nyttig, når du ønsker en anden præsentation eller et genbrugeligt kontobibliotek. Du kan forhåndsvise kontrolelementerne til premium design, før du beslutter dig. Hvis du foretrækker at forblive med det gratis niveau, eksporterer Download gratis version en kopi ved hjælp af gratis designindstillinger; det sletter ikke dit fungerende design.
| Feature | Gratis | Pro |
|---|---|---|
| Faktura pdf | Klassisk og Minimal med forudindstillede farver; intet vandmærke. | Inkluderer de gratis designs plus 10 Pro-layouts: Studio, Editorial, Executive, Ledger, Atelier, Horizon, Blueprint, Meridian, Statement og Monogram. |
| Forretningsdetaljer og beregninger | Logo, 50 varer, 24 valutaer, skat, rabatter, forsendelse og depositum. | De samme kerneberegningsværktøjer. |
| Betalingsoplysninger | Skriftlige instruktioner og et eksisterende HTTPS-betalingslink. | Tilføj en scanbar QR-kode til det link. |
| Mærke detaljer | Fem forudindstillede accentfarver. | En brugerdefineret mærkefarve og gentaget PDF-sidefod. |
| Rediger igen senere | Download og importer en JSON-udkast-sikkerhedskopi. | Gem og opdater også op til 200 fakturaer på din konto. |
Tilføj betalingsinstruktioner, der fungerer uden for din egen browser
Læs dine betalingsinstruktioner, som om du var kunde. Er destinationen klar? Er valutaen angivet? Skal modtageren angive fakturanummeret som betalingsreference? Du kan indsætte et komplet HTTPS checkout-link, som du allerede bruger. Pro kan lave det link til en QR-kode på fakturaen. Scan den downloadede kode med en anden enhed, og tjek destinationen og betalingsmodtageren, før du deler den. En QR-kode gør et link nemmere at åbne; den opretter ikke en betalingskonto, validerer ikke modtageren eller gør en transaktion sikker i sig selv. Undgå at bruge en betalings-URL, der kun virker, mens du er logget ind på din egen konto. Folio indsamler ikke kortoplysninger eller håndterer betalinger mellem dig og din kunde.
Gem en PDF til afsendelse og en kladde til redigering
PDF'en er det færdige dokument, din kunde kan læse. JSON-kladden indeholder de redigerbare felter, beregningsindstillinger og logo. Brug udkast til sikkerhedskopiering til at gemme den anden fil, og derefter importer kladde, når du vil fortsætte med at arbejde. Hold det et sted privat, fordi det kan indeholde kundeadresser og betalingsinstruktioner. Gratis kladder gemmes ikke automatisk online eller i browserlager; lukning eller opdatering af en ikke-gemt fane kan miste dem. Med Pro gemmer Gem på konto hele kladden privat, og Mine fakturaer i dashboardet giver dig mulighed for at åbne eller slette den senere. Gem er eksplicit, så brug Gem til konto igen, når du har foretaget ændringer. Hvis to faner redigerer den samme gemte faktura, stoppes en modstridende lagring i stedet for lydløst at erstatte den anden version. Sikkerhedskopier din nuværende kladde, før du genåbner den senest gemte kopi.
Genbrug en faktura uden at genbruge dens fejl
Duplikatfaktura indeholder detaljerne i en ny arbejdskopi, sletter det betalte beløb og opdaterer dets datoer. Det foreslår det næste nummer, når det gamle nummer ender med cifre, men det reserverer ikke et unikt fakturanummer på tværs af din virksomhed. Tjek nummer, kunde, datoer, priser, projektreference og betalingsdestination hver gang. Et kopieret depositum eller gammel kurs er let at overse, hvorfor en endelig gennemgang er vigtig selv for kendte kunder. Hvis Pro udløber, kan du stadig åbne og slette dine gemte fakturaer, downloade udkast til sikkerhedskopier og eksportere med gratis designmuligheder. At gemme nye versioner og downloade premium-design kræver aktiv Pro-adgang. Biblioteket gemmer kladder, ikke en komplet regnskabsbog eller en automatisk registrering af, hvad du har sendt.
Tjek den downloadede fil, før du sender den
Åbn den faktiske PDF i stedet for kun at stole på live-eksemplet. Lange beskrivelser og noter kan fortsætte til en anden side, så tjek den sidste side såvel som den første. Læs virksomheds- og kundenavne, bekræft den forfaldne saldo, og test enhver betalings-QR-kode. På iPhone eller Android forbereder Folio filen og tilbyder derefter en ny Download-fil eller Del fil-handling. Hvis PDF'en ikke er indlysende bagefter, skal du se i din browsers downloadliste eller din telefons Filer-app. En skriftfejl betyder, at eksporten ikke kan repræsentere et tegn i din tekst; brug en understøttet stavemåde eller translitteration og bekræft, at den forbliver korrekt for din kunde. Nogle skrivesystemer understøttes ikke af den aktuelle PDF-skrifttype. Når fakturaen er kontrolleret, skal du sende den via din sædvanlige e-mail eller klientportal og beholde din egen kopi.