En nyttig faktura svarer på kundens neste spørsmål
Du er ferdig med arbeidet. Det siste du ønsker er en rekke meldinger som spør hva belastningen dekker, hvilket prosjekt den tilhører, eller hvor betalingen skal gå. En nyttig faktura gjør disse svarene enkle å finne. Logoen din hjelper den til å føles kjent, men detaljene gjør det meste av arbeidet: en gjenkjennelig prosjektreferanse, spesifikke beskrivelser, en klar forfallsdato og betalingsinstruksjoner som samsvarer med det du avtalte. Tenk på PDF-en som noe som kan videresendes til en person som aldri har snakket med deg. Kunne denne personen forstå hva han skal betale og hvorfor? Folios fakturagenerator holder redigeringskontrollene ved siden av en live forhåndsvisning slik at du kan sjekke det mens du skriver.
Samle detaljene før du starter
Hold kundens faktureringsdetaljer, avtalte priser, prosjektreferanse og betalingsinstruksjoner i nærheten. Hvis kunden bruker innkjøpsordrer, bruk nummeret de ga deg i stedet for å finne på en erstatning. Hvis noen andre håndterer kontoene deres, må du bekrefte faktureringsnavnet og adressen med den personen. Sjekklisten nedenfor er et praktisk utgangspunkt, ikke en universell juridisk mal. Kravene avhenger av din beliggenhet, forretningsstruktur og skattesituasjon. For eksempel inkluderer den britiske regjeringens fakturaveiledning en leveringsdato og tilleggsregler for enkelte virksomheter. Angi en tjenesteperiode eller leveringsdato i varebeskrivelsen eller notatene når det er nødvendig, og sjekk din egen jurisdiksjons krav før du sender.
| Detalj | Hva du skal skrive inn | Hvorfor det hjelper |
|---|---|---|
| Bedrift og kunde | Riktige faktureringsnavn, adresser og kontaktinformasjon. | Hjelper mottakeren å identifisere partene og rute spørsmål. |
| Fakturanummer | En referanse som passer ditt eksisterende nummereringssystem. | Gjør en betaling eller oppfølging enklere å matche til et dokument. |
| Datoer og referanse | Fakturadato, avtalt forfallsdato og en prosjekt- eller innkjøpsordrereferanse. | Kobler belastningen til arbeidet og betalingstidspunktet. |
| Avgifter og justeringer | Beskrivelser, mengder, priser, gjeldende skattebehandling og avtalte rabatter. | Forklarer hvordan totalen ble nådd. |
| Betalingsinstruksjoner | Betalingsdestinasjonen og eventuell referanse kunden bør inkludere. | Gir kunden et konkret neste steg. |
Lag en faktura i Folio, trinn for trinn
Velg Åpne fakturaredigering på fakturageneratorsiden for å gå inn i det dedikerte arbeidsområdet. Redigeringspanelene og live-forhåndsvisningen har sin egen plass, med lagring og nedlasting alltid innen rekkevidde. Start med Ny for et tomt dokument, eller velg Prøv en prøve for å se hvordan en utfylt faktura henger sammen. Utvalget bruker fiktive virksomheter og priser. Bytt dem ut før du sender noe. Du kan flytte mellom Detaljer, Varer, Betaling og notater og Design uten å miste arbeidet mens fanen forblir åpen. På en telefon, bruk Rediger faktura og Live forhåndsvisning for å bytte visning.
- I Detaljer skriver du inn bedrifts- og kundeinformasjonen din. Legg til en logo hvis du vil ha en; PNG-, JPG- og WebP-bilder på opptil 5 MB godtas og endres størrelse for fakturaen.
- Velg et fakturanummer, fakturadato, forfallsdato og valuta. Snarveiene Net 7, Net 14, Net 30 og Net 60 setter en forfallsdato fra fakturadatoen. Sjekk resultatdatoen mot avtalen din.
- I Varer, beskriv hvert produkt eller tjeneste og skriv inn mengde og pris. Legg til, dupliser, fjern eller omorganiser linjer etter behov.
- Angi rabatt, avgiftsbehandling og frakt. Merk enkeltvarer som fritatt for fakturaavgift når det er hensiktsmessig.
- I Betaling og notater, skriv inn et beløp som allerede er mottatt, legg til betalingsinstruksjoner og inkluderer nyttige notater eller avtalte vilkår.
- I Design velger du layout, aksentfarge og A4- eller US Letter-papir. Se gjennom forhåndsvisningen, og velg deretter Last ned PDF.
- Åpne den nedlastede PDF-en og sjekk den før du sender. Åpne Fil og velg Draft backup også hvis du vil gå tilbake til den redigerbare fakturaen senere.
Skriv ordrelinjer som noen andre kan forstå
"Designarbeid" kan være fornuftig for deg, men "Websidedesign – godkjent layout og mobilversjon" gir kunden noe de kan kjenne seg igjen i. For timearbeid setter du timene i Antall og timeprisen i Takst. For en fast prosjektavgift, bruk et kvantum på 1. For produkter, bruk antall enheter og pris per enhet. Du kan inkludere en tjenesteperiode, leveringsdato eller milepæl i beskrivelsen. Hold ordlyden saklig og nær avtalen din. Folio støtter opptil 50 linjer og brøkmengder, så 2,5 timer trenger ikke å bli en egen manuell beregning. Dupliser en vare når to ladninger er like, og endre deretter beskrivelsen og verdiene. Bruk pilkontrollene for å sette det viktigste arbeidet først.
Et godt eksempel: rabatt, skatt, frakt og depositum
Tenk deg at du fakturerer åtte timer til USD 75 per time, pluss en fast levering på USD 200. Begge varene er skattepliktige i dette eksemplet. Du avtalte 10 % rabatt på varene, skriv inn en illustrerende 8 % avgiftssats lagt til prisene, legger til 20 USD av uskattet frakt, og har allerede mottatt 200 USD. Tabellen viser hva verktøyet skal vise. Disse tallene demonstrerer beregningen; de er ikke en anbefalt skattesats eller behandling for virksomheten din.
| Trinn | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Timearbeid | 8 × 75 | 600.00 |
| Fast leveranse | 1 × 200 | 200.00 |
| Delsum | 600 + 200 | 800.00 |
| Rabatt | 10 % av 800 | −80.00 |
| Skatt | 8 % av rabatterte avgiftspliktige varer: 720 | 57.60 |
| Frakt | Lagt til separat; ikke skattlagt i dette eksemplet | 20.00 |
| Totalt | 800 − 80 + 57.60 + 20 | 797.60 |
| Forfalt saldo | 797,60 − 200 allerede betalt | 597.60 |
Forstå priser inklusive avgifter og valutaavrunding
Bruk Legg til skatt på priser når de angitte prisene ekskluderer avgiften. Brukspriser inkluderer skatt når det allerede er en del av disse prisene; verktøyet viser den inkluderte avgiften uten å legge den til igjen. For eksempel er en inkludert 20 % avgift innenfor en pris på 120 20, ikke 24. Folio bruker rabatten på varekostnader først, deler den proporsjonalt mellom linjene og avrunder skatt per avgiftspliktig linje. Frakt er separat og mottar kun fakturaavgiften når du sjekker dens avgiftsalternativ. Verktøyet støtter én skattesats på fakturanivå; den er ikke laget for fakturaer som krever flere ulike skattesatser eller sammensatte avgifter. Valutavalg har også betydning: JPY og KRW bruker ingen desimaler her, mens KWD, BHD og OMR bruker tre. Endring av valuta endrer formatering og avrunding, ikke de angitte prisene gjennom en valutakurs. Se gjennom tallene dine etter enhver valutaendring.
Vis innskudd uten å ta betalt for samme arbeid to ganger
Skriv inn et innskudd du faktisk har mottatt i Beløp allerede betalt. Behold det fulle avtalte arbeidet i varelisten slik at kunden kan se totalen og gjenstående saldo sammen. Å legge til et negativt "innskudd"-element i tillegg vil telle betalingen to ganger. Hvis den innførte betalingen overstiger summen, viser Folio en overbetalingskreditt i stedet for en negativ forfalt saldo. Sjekk om du har oppgitt riktig beløp før du behandler det som en ekte kreditt. Disse tallene legges inn manuelt: fakturageneratoren kobler seg ikke til banken din, verifiserer at midler har kommet, eller oppdaterer betalingsstatus automatisk. En nullsaldo i dokumentet gjenspeiler tallene du oppga; nedlasting av en PDF er ikke bevis på at en betaling har funnet sted.
Velg gratisfunksjonene eller legg til Pro der det hjelper
Du kan lage en komplett, profesjonell faktura uten å betale for en designoppgradering. Classic og Minimal inkluderer en logo, forhåndsinnstilte aksentfarger, spesifiserte avgifter, skatter, rabatter, frakt, betalingsdetaljer og en vannmerkefri PDF. Pro er nyttig når du vil ha en annen presentasjon eller et gjenbrukbart kontobibliotek. Du kan forhåndsvise premium designkontrollene før du bestemmer deg. Hvis du foretrekker å holde deg med gratisnivået, eksporterer Last ned gratisversjon en kopi ved hjelp av gratis designinnstillinger; det sletter ikke ditt fungerende design.
| Funksjon | Gratis | Pro |
|---|---|---|
| Faktura PDF | Klassisk og Minimal med forhåndsinnstilte farger; ikke noe vannmerke. | Inkluderer gratis design pluss 10 Pro-oppsett: Studio, Editorial, Executive, Ledger, Atelier, Horizon, Blueprint, Meridian, Statement og Monogram. |
| Forretningsdetaljer og beregninger | Logo, 50 varer, 24 valutaer, avgifter, rabatter, frakt og innskudd. | De samme kjerneberegningsverktøyene. |
| Betalingsinformasjon | Skriftlige instruksjoner og en eksisterende HTTPS-betalingslenke. | Legg til en skannbar QR-kode for den lenken. |
| Merkedetaljer | Fem forhåndsinnstilte aksentfarger. | En tilpasset merkefarge og gjentatt PDF-bunntekst. |
| Rediger igjen senere | Last ned og importer en sikkerhetskopi av JSON-utkast. | Lagre og oppdater også opptil 200 fakturaer på kontoen din. |
Legg til betalingsinstruksjoner som fungerer utenfor din egen nettleser
Les betalingsinstruksjonene dine som om du var kunden. Er destinasjonen klar? Er valutaen oppgitt? Må mottakeren inkludere fakturanummeret som betalingsreferanse? Du kan lime inn en fullstendig HTTPS-kassekobling du allerede bruker. Pro kan gjøre den lenken til en QR-kode på fakturaen. Skann den nedlastede koden med en annen enhet og sjekk destinasjonen og betalingsmottakeren før du deler den. En QR-kode gjør en lenke lettere å åpne; den oppretter ikke en betalingskonto, validerer ikke mottakeren eller gjør en transaksjon sikker av seg selv. Unngå å bruke en betalings-URL som bare fungerer mens du er logget på din egen konto. Folio samler ikke inn kortdetaljer eller håndterer betalinger mellom deg og din kunde.
Behold en PDF for sending og et utkast for redigering
PDF-en er det ferdige dokumentet kunden din kan lese. JSON-utkastet inneholder de redigerbare feltene, beregningsinnstillingene og logoen. Bruk Utkast til sikkerhetskopi for å lagre den andre filen, og deretter Importer utkast når du vil fortsette å jobbe. Hold den et sted privat fordi den kan inneholde kundeadresser og betalingsinstruksjoner. Gratis utkast lagres ikke automatisk online eller i nettleserlagring; lukking eller oppdatering av en ulagret fane kan miste dem. Med Pro lagrer Lagre på konto hele utkastet privat, og Mine fakturaer i dashbordet lar deg åpne eller slette det senere. Lagring er eksplisitt, så bruk Lagre til konto igjen etter at du har gjort endringer. Hvis to faner redigerer den samme lagrede fakturaen, stoppes en motstridende lagring i stedet for å erstatte den andre versjonen. Ta sikkerhetskopi av gjeldende utkast før du åpner den sist lagrede kopien på nytt.
Gjenbruk en faktura uten å gjenbruke dens feil
Duplikatfaktura inneholder detaljene i en ny arbeidskopi, sletter beløpet som er betalt, og oppdaterer datoene. Den foreslår neste nummer når det gamle nummeret slutter med sifre, men det reserverer ikke et unikt fakturanummer på tvers av virksomheten din. Sjekk nummer, kunde, datoer, priser, prosjektreferanse og betalingsdestinasjon hver gang. Et kopiert innskudd eller gammel rente er lett å overse, og det er grunnen til at en endelig vurdering er viktig selv for kjente kunder. Hvis Pro utløper, kan du fortsatt åpne og slette dine lagrede fakturaer, laste ned utkast til sikkerhetskopier og eksportere med gratis designalternativer. Lagring av nye versjoner og nedlasting av premiumdesign krever aktiv Pro-tilgang. Biblioteket lagrer utkast, ikke en fullstendig regnskapsbok eller en automatisk registrering av hva du har sendt.
Sjekk den nedlastede filen før du sender den
Åpne den faktiske PDF-en i stedet for bare å stole på den direkte forhåndsvisningen. Lange beskrivelser og notater kan fortsette til en annen side, så sjekk den siste siden så vel som den første. Les bedriftens og kundenes navn, bekreft saldoen og test eventuell QR-kode for betaling. På iPhone eller Android forbereder Folio filen og tilbyr deretter en ny nedlastingsfil eller del filhandling. Hvis PDF-en ikke er åpenbar etterpå, se i nettleserens nedlastingsliste eller telefonens Filer-app. En skriftfeil betyr at eksporten ikke kan representere et tegn i teksten din. bruk en støttet stavemåte eller translitterasjon og kontroller at den forblir riktig for kunden din. Noen skrivesystemer støttes ikke av den gjeldende PDF-fonten. Når fakturaen er kontrollert, send den via din vanlige e-post eller klientportal og behold din egen kopi.