So erstellen Sie online eine professionelle Rechnung: Ein praktischer Leitfaden

Eine nützliche Rechnung beantwortet die nächste Frage des Kunden

Sie haben die Arbeit beendet. Das Letzte, was Sie wollen, ist eine Reihe von Nachrichten mit der Frage, was die Gebühr abdeckt, zu welchem ​​Projekt sie gehört oder wohin die Zahlung gehen soll. Eine nützliche Rechnung erleichtert das Auffinden dieser Antworten. Ihr Logo trägt dazu bei, dass es vertraut wirkt, aber die Details erledigen den größten Teil der Arbeit: eine erkennbare Projektreferenz, spezifische Beschreibungen, ein klares Fälligkeitsdatum und Zahlungsanweisungen, die Ihren Vereinbarungen entsprechen. Stellen Sie sich das PDF als etwas vor, das an eine Person weitergeleitet werden kann, die noch nie mit Ihnen gesprochen hat. Könnte diese Person verstehen, was sie bezahlen muss und warum? Der Rechnungsgenerator von Folio behält die Bearbeitungssteuerung neben einer Live-Vorschau bei, sodass Sie diese beim Schreiben überprüfen können.

• Erstellen Sie Ihre Rechnung

Sammeln Sie die Details, bevor Sie beginnen

Halten Sie die Rechnungsdaten des Kunden, die vereinbarten Preise, die Projektreferenz und Ihre Zahlungsanweisungen bereit. Wenn der Kunde Bestellungen verwendet, verwenden Sie die Nummer, die er Ihnen gegeben hat, anstatt einen Ersatz zu erfinden. Wenn eine andere Person ihre Konten verwaltet, bestätigen Sie den Rechnungsnamen und die Adresse mit dieser Person. Die folgende Checkliste ist ein praktischer Ausgangspunkt und keine universelle rechtliche Vorlage. Die Anforderungen hängen von Ihrem Standort, Ihrer Unternehmensstruktur und Ihrer Steuersituation ab. Beispielsweise enthalten die Rechnungsrichtlinien der britischen Regierung für einige Unternehmen ein Lieferdatum und zusätzliche Regeln. Geben Sie bei Bedarf in der Artikelbeschreibung oder in den Notizen einen Servicezeitraum oder ein Lieferdatum an und prüfen Sie vor dem Senden die Anforderungen Ihrer eigenen Gerichtsbarkeit.

• Britische Regierung: Rechnungsanforderungen für britische Unternehmen

Erstellen Sie Schritt für Schritt eine Rechnung in Folio

Wählen Sie auf der Rechnungsgeneratorseite „Rechnungseditor öffnen“, um den entsprechenden Arbeitsbereich aufzurufen. Die Bearbeitungsfelder und die Live-Vorschau verfügen über einen eigenen Bereich, in dem Sie jederzeit speichern und herunterladen können. Beginnen Sie mit „Neu“ für ein leeres Dokument oder wählen Sie „Probieren Sie ein Beispiel“, um zu sehen, wie eine fertige Rechnung zusammenpasst. Die Stichprobe verwendet fiktive Geschäfte und Preise. Ersetzen Sie sie, bevor Sie etwas senden. Sie können zwischen „Details“, „Artikel“, „Zahlung & Notizen“ und „Design“ wechseln, ohne Ihre Arbeit zu verlieren, solange die Registerkarte geöffnet bleibt. Verwenden Sie auf einem Telefon „Rechnung bearbeiten“ und „Live-Vorschau“, um die Ansicht zu wechseln.

1. Geben Sie unter „Details“ Ihre Geschäfts- und Kundeninformationen ein. Fügen Sie bei Bedarf ein Logo hinzu; PNG-, JPG- und WebP-Bilder bis zu 5 MB werden akzeptiert und für die Rechnung in der Größe angepasst.
2. Wählen Sie eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum, ein Fälligkeitsdatum und eine Währung. Die Verknüpfungen „Net 7“, „Net 14“, „Net 30“ und „Net 60“ legen ein Fälligkeitsdatum ab dem Rechnungsdatum fest. Vergleichen Sie den resultierenden Termin mit Ihrer Vereinbarung.
3. Beschreiben Sie unter Artikel jedes Produkt oder jede Dienstleistung und geben Sie deren Menge und Preis ein. Fügen Sie Zeilen nach Bedarf hinzu, duplizieren Sie sie, entfernen Sie sie oder ordnen Sie sie neu an.
4. Legen Sie den Rabatt, die steuerliche Behandlung und den Versand fest. Markieren Sie gegebenenfalls einzelne Artikel als von der Rechnungssteuer befreit.
5. Geben Sie unter „Zahlung & Notizen“ alle bereits erhaltenen Beträge ein, fügen Sie Zahlungsanweisungen hinzu und fügen Sie nützliche Notizen oder vereinbarte Bedingungen hinzu.
6. Wählen Sie unter „Design“ das Layout, die Akzentfarbe und das A4- oder US-Letter-Papier aus. Sehen Sie sich die Vorschau an und wählen Sie dann „PDF herunterladen“.
7. Öffnen Sie das heruntergeladene PDF und überprüfen Sie es vor dem Senden. Öffnen Sie die Datei und wählen Sie auch „Sicherungsentwurf“, wenn Sie später zur bearbeitbaren Rechnung zurückkehren möchten.

Schreiben Sie Werbebuchungen, die jemand anderes verstehen kann

„Designarbeit“ mag für Sie sinnvoll sein, aber „Website-Homepage-Design – genehmigtes Layout und mobile Version“ gibt dem Kunden etwas, das er wiedererkennen kann. Geben Sie für Stundenarbeit die Stunden unter Menge und den Stundenpreis unter Rate ein. Für eine feste Projektgebühr verwenden Sie eine Menge von 1. Für Produkte verwenden Sie die Anzahl der Einheiten und den Preis pro Einheit. Sie können in der Beschreibung einen Servicezeitraum, ein Lieferdatum oder einen Meilenstein angeben. Halten Sie die Formulierung sachlich und nah an Ihrer Vereinbarung. Folio unterstützt bis zu 50 Zeilen und Teilmengen, sodass 2,5 Stunden nicht zu einer separaten manuellen Berechnung werden müssen. Duplizieren Sie einen Artikel, wenn zwei Gebühren ähnlich sind, und ändern Sie dann seine Beschreibung und Werte. Verwenden Sie die Pfeilsteuerung, um die wichtigste Arbeit an die erste Stelle zu setzen.

Ein praktisches Beispiel: Rabatt, Steuern, Versand und Anzahlung

Stellen Sie sich vor, Sie berechnen acht Stunden mit 75 USD pro Stunde, zuzüglich einer festen Liefermenge von 200 USD. In diesem Beispiel sind beide Posten steuerpflichtig. Sie haben einen Rabatt von 10 % auf die Artikel vereinbart, einen beispielhaften Steuersatz von 8 % zu den Preisen eingegeben, 20 US-Dollar unversteuerten Versand hinzugerechnet und bereits 200 US-Dollar erhalten. Die Tabelle zeigt, was das Tool anzeigen soll. Diese Zahlen veranschaulichen die Berechnung; Sie stellen keinen empfohlenen Steuersatz oder eine empfohlene Behandlung für Ihr Unternehmen dar.

Verstehen Sie Preise inklusive Steuern und Währungsrundungen

Verwenden Sie „Steuer zu Preisen hinzufügen“, wenn die eingegebenen Preise die Steuer nicht enthalten. In den Nutzungspreisen ist die Steuer enthalten, sofern diese bereits in den Tarifen enthalten ist. Das Tool zeigt die enthaltene Steuer an, ohne sie erneut hinzuzufügen. Beispielsweise beträgt eine in einem Preis von 120 enthaltene Steuer von 20 % 20 und nicht 24. Folio wendet den Rabatt zuerst auf die Artikelgebühren an, teilt ihn proportional auf die Zeilen auf und rundet die Steuer pro steuerpflichtiger Zeile. Der Versand erfolgt separat und die Rechnungssteuer wird nur dann ausgewiesen, wenn Sie die Steueroption aktivieren. Das Tool unterstützt einen Steuersatz auf Rechnungsebene. Es ist nicht für Rechnungen konzipiert, die mehrere unterschiedliche Steuersätze oder zusammengesetzte Steuern erfordern. Auch die Währungsauswahl ist wichtig: JPY und KRW verwenden hier keine Dezimalstellen, während KWD, BHD und OMR drei verwenden. Durch das Ändern der Währung werden Formatierung und Rundung geändert, nicht die eingegebenen Preise durch einen Wechselkurs. Überprüfen Sie Ihre Zahlen nach jeder Währungsänderung.

Zeigen Sie Anzahlungen an, ohne die gleiche Arbeit zweimal zu berechnen

Geben Sie unter „Bereits gezahlter Betrag“ eine Anzahlung ein, die Sie tatsächlich erhalten haben. Bewahren Sie die gesamte vereinbarte Arbeit in der Artikelliste auf, damit der Kunde die Gesamtsumme und den Restbetrag zusammen sehen kann. Auch das Hinzufügen eines negativen Postens „Anzahlung“ würde zur doppelten Zählung der Zahlung führen. Wenn die eingegebene Zahlung den Gesamtbetrag übersteigt, zeigt Folio eine Überzahlungsgutschrift anstelle eines fälligen negativen Saldos an. Überprüfen Sie, ob Sie den richtigen Betrag eingegeben haben, bevor Sie ihn als echte Gutschrift behandeln. Diese Zahlen werden manuell eingegeben: Der Rechnungsgenerator stellt keine Verbindung zu Ihrer Bank her, überprüft nicht, ob Gelder eingegangen sind, oder aktualisiert den Zahlungsstatus nicht automatisch. Ein Nullsaldo im Dokument spiegelt die von Ihnen angegebenen Zahlen wider; Das Herunterladen einer PDF-Datei ist kein Beweis dafür, dass eine Zahlung erfolgt ist.

Wählen Sie die kostenlosen Funktionen oder fügen Sie Pro hinzu, wo es hilft

Sie können eine vollständige, professionelle Rechnung erstellen, ohne für ein Design-Upgrade bezahlen zu müssen. Classic und Minimal umfassen ein Logo, voreingestellte Akzentfarben, detaillierte Gebühren, Steuern, Rabatte, Versand, Zahlungsdetails und ein wasserzeichenfreies PDF. Pro ist nützlich, wenn Sie eine andere Präsentation oder eine wiederverwendbare Kontobibliothek wünschen. Sie können eine Vorschau der Premium-Design-Steuerelemente anzeigen, bevor Sie sich entscheiden. Wenn Sie lieber bei der kostenlosen Version bleiben möchten, exportiert die Option „Kostenlose Version herunterladen“ eine Kopie mit den kostenlosen Designeinstellungen. Ihr Arbeitsdesign wird dadurch nicht gelöscht.

• Vergleichen Sie aktuelle Folio-Pläne

Fügen Sie Zahlungsanweisungen hinzu, die außerhalb Ihres eigenen Browsers funktionieren

Lesen Sie Ihre Zahlungsanweisungen, als wären Sie der Kunde. Ist das Ziel klar? Ist die Währung angegeben? Muss der Empfänger die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz angeben? Sie können einen vollständigen HTTPS-Checkout-Link einfügen, den Sie bereits verwenden. Pro kann diesen Link in einen QR-Code auf der Rechnung umwandeln. Scannen Sie den heruntergeladenen Code mit einem anderen Gerät und überprüfen Sie das Ziel und den Zahlungsempfänger, bevor Sie ihn weitergeben. Ein QR-Code erleichtert das Öffnen eines Links. Es erstellt kein Zahlungskonto, validiert den Empfänger nicht und macht eine Transaktion nicht selbst sicher. Vermeiden Sie die Verwendung einer Checkout-URL, die nur funktioniert, wenn Sie in Ihrem eigenen Konto angemeldet sind. Folio erfasst keine Kartendaten und wickelt keine Zahlungen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden ab.

Behalten Sie ein PDF zum Versenden und einen Entwurf zum Bearbeiten

Das PDF ist das fertige Dokument, das Ihr Kunde lesen kann. Der JSON-Entwurf enthält die bearbeitbaren Felder, Berechnungseinstellungen und das Logo. Verwenden Sie die Entwurfssicherung, um diese zweite Datei zu speichern, und importieren Sie dann den Entwurf, wenn Sie mit der Arbeit fortfahren möchten. Bewahren Sie es an einem vertraulichen Ort auf, da es Kundenadressen und Zahlungsanweisungen enthalten kann. Kostenlose Entwürfe werden nicht automatisch online oder im Browserspeicher gespeichert; Durch das Schließen oder Aktualisieren eines nicht gespeicherten Tabs können diese verloren gehen. Bei Pro speichert „Auf Konto speichern“ den gesamten Entwurf privat und mit „Meine Rechnungen“ im Dashboard können Sie ihn später öffnen oder löschen. Das Speichern erfolgt explizit. Verwenden Sie daher erneut „Im Konto speichern“, nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben. Wenn zwei Registerkarten dieselbe gespeicherte Rechnung bearbeiten, wird eine widersprüchliche Speicherung gestoppt, anstatt stillschweigend die andere Version zu ersetzen. Sichern Sie Ihren aktuellen Entwurf, bevor Sie die zuletzt gespeicherte Kopie erneut öffnen.

Verwenden Sie eine Rechnung wieder, ohne ihre Fehler wiederzuverwenden

Eine doppelte Rechnung überträgt die Details in eine neue Arbeitskopie, löscht den gezahlten Betrag und aktualisiert die Daten. Es schlägt die nächste Nummer vor, wenn die alte Nummer mit Ziffern endet, reserviert jedoch keine eindeutige Rechnungsnummer in Ihrem Unternehmen. Überprüfen Sie jedes Mal die Nummer, den Kunden, die Termine, die Preise, die Projektreferenz und das Zahlungsziel. Eine kopierte Anzahlung oder ein alter Kurs kann leicht übersehen werden, weshalb eine abschließende Überprüfung auch für bekannte Kunden wichtig ist. Wenn Pro abläuft, können Sie Ihre gespeicherten Rechnungen weiterhin öffnen und löschen, Sicherungsentwürfe herunterladen und mit kostenlosen Designoptionen exportieren. Für das Speichern neuer Versionen und das Herunterladen von Premium-Designs ist ein aktiver Pro-Zugriff erforderlich. Die Bibliothek speichert Entwürfe, kein vollständiges Buchhaltungsbuch oder eine automatische Aufzeichnung dessen, was Sie gesendet haben.

Überprüfen Sie die heruntergeladene Datei, bevor Sie sie senden

Öffnen Sie das eigentliche PDF, anstatt sich nur auf die Live-Vorschau zu verlassen. Lange Beschreibungen und Notizen können auf einer anderen Seite fortgesetzt werden. Überprüfen Sie daher sowohl die letzte als auch die erste Seite. Lesen Sie die Firmen- und Kundennamen, überprüfen Sie den fälligen Restbetrag und testen Sie etwaige Zahlungs-QR-Codes. Auf dem iPhone oder Android bereitet Folio die Datei vor und bietet dann eine neue Aktion „Datei herunterladen“ oder „Datei teilen“ an. Wenn die PDF-Datei im Nachhinein nicht sichtbar ist, schauen Sie in der Downloadliste Ihres Browsers oder in der Dateien-App Ihres Telefons nach. Ein Schriftartfehler bedeutet, dass der Export ein Zeichen in Ihrem Text nicht darstellen kann; Verwenden Sie eine unterstützte Schreibweise oder Transliteration und stellen Sie sicher, dass diese für Ihren Kunden korrekt bleibt. Einige Schriftsysteme werden von der aktuellen PDF-Schriftart nicht unterstützt. Sobald die Rechnung geprüft ist, senden Sie sie über Ihre übliche E-Mail oder Ihr Kundenportal und bewahren Sie Ihre eigene Kopie auf.