유용한 송장은 고객의 다음 질문에 답합니다.
작업을 마쳤습니다. 당신이 원하는 마지막 것은 청구 금액이 무엇인지, 그것이 속한 프로젝트 또는 지불금이 어디로 가야 하는지를 묻는 일련의 메시지입니다. 유용한 송장을 사용하면 답변을 쉽게 찾을 수 있습니다. 로고는 친숙한 느낌을 주는 데 도움이 되지만 인식 가능한 프로젝트 참조, 구체적인 설명, 명확한 마감일, 동의한 지불 지침과 같은 세부 사항이 대부분의 작업을 수행합니다. PDF를 귀하와 대화한 적이 없는 사람에게 전달될 수 있는 것으로 생각하십시오. 그 사람은 무엇을 지불해야 하는지, 왜 지불해야 하는지 이해할 수 있습니까? Folio의 청구서 생성기는 실시간 미리 보기 옆에 편집 제어 기능을 유지하므로 작성하는 동안 확인할 수 있습니다.
시작하기 전에 세부정보를 수집하세요.
고객의 청구 세부정보, 합의된 가격, 프로젝트 참조 및 결제 지침을 가까이에 보관하세요. 고객이 구매 주문서를 사용하는 경우 대체품을 만들기보다는 고객이 제공한 번호를 사용하십시오. 다른 사람이 자신의 계정을 관리하는 경우 해당 사람에게 청구서 수신 이름과 주소를 확인하세요. 아래 체크리스트는 보편적인 법적 템플릿이 아닌 실용적인 출발점입니다. 요구 사항은 귀하의 위치, 사업 구조 및 세금 상황에 따라 다릅니다. 예를 들어, 영국 정부의 송장 지침에는 일부 기업에 대한 공급 날짜와 추가 규칙이 포함되어 있습니다. 필요한 경우 품목 설명이나 메모에 서비스 기간이나 공급 날짜를 기재하고 발송하기 전에 해당 관할권의 요구 사항을 확인하십시오.
| 세부정보 | 무엇을 입력해야 할까요? | 도움이 되는 이유 |
|---|---|---|
| 비즈니스와 고객 | 올바른 청구 이름, 주소 및 연락처 정보. | 수신자가 당사자를 식별하고 질문을 전달하는 데 도움이 됩니다. |
| 송장 번호 | 기존 번호 매기기 시스템에 맞는 참조입니다. | 결제 또는 후속 조치를 문서와 더 쉽게 일치시킬 수 있습니다. |
| 날짜 및 참고자료 | 송장 날짜, 합의된 기한 및 프로젝트 또는 구매 주문 참조. | 요금을 작업 및 지불시기에 연결합니다. |
| 요금 및 조정 | 설명, 수량, 요율, 적용 가능한 세금 처리 및 합의된 할인. | 총계에 도달한 방법을 설명합니다. |
| 결제 안내 | 고객이 포함해야 하는 결제 대상 및 참조 정보입니다. | 고객에게 구체적인 다음 단계를 제공합니다. |
단계별로 Folio에서 송장 만들기
송장 생성기 페이지에서 송장 편집기 열기를 선택하여 전용 작업 공간으로 들어갑니다. 편집 패널과 실시간 미리 보기에는 자체 공간이 있어 언제든지 저장하고 다운로드할 수 있습니다. 빈 문서의 경우 새로 만들기로 시작하거나 샘플 사용해 보기를 선택하여 완성된 송장이 어떻게 어울리는지 확인하세요. 샘플에서는 가상의 기업과 가격을 사용합니다. 보내기 전에 교체하세요. 탭이 열려 있는 동안 작업 내용을 잃지 않고 세부정보, 항목, 결제 및 메모, 디자인 간을 이동할 수 있습니다. 휴대폰에서는 송장 편집 및 실시간 미리보기를 사용하여 보기를 전환할 수 있습니다.
- 세부 정보에 비즈니스 및 고객 정보를 입력합니다. 원하는 경우 로고를 추가하세요. 최대 5MB의 PNG, JPG 및 WebP 이미지가 허용되며 송장 크기가 조정됩니다.
- 송장 번호, 송장 날짜, 만기일, 통화를 선택하세요. Net 7, Net 14, Net 30 및 Net 60 바로가기는 송장 날짜로부터 만기일을 설정합니다. 귀하의 합의에 따라 결과 날짜를 확인하십시오.
- 품목에 각 제품이나 서비스를 설명하고 수량과 요율을 입력합니다. 필요에 따라 라인을 추가, 복제, 제거 또는 재정렬합니다.
- 할인, 세금 처리, 배송을 설정하세요. 해당하는 경우 개별 품목을 송장 세금 면제로 표시하십시오.
- 결제 및 메모에 이미 받은 금액을 입력하고, 결제 지침을 추가하고, 유용한 메모나 합의된 조건을 포함합니다.
- 디자인에서 레이아웃, 강조 색상, A4 또는 US Letter 용지를 선택합니다. 미리보기를 검토한 후 PDF 다운로드를 선택합니다.
- 다운로드한 PDF를 열어서 확인 후 전송하세요. 나중에 편집 가능한 송장으로 돌아가려면 파일을 열고 초안 백업도 선택하세요.
다른 사람이 이해할 수 있는 광고 항목 작성
"디자인 작업"이 귀하에게는 의미가 있을 수 있지만 "웹사이트 홈페이지 디자인 - 승인된 레이아웃 및 모바일 버전"은 고객이 알아볼 수 있는 것을 제공합니다. 시간당 작업의 경우 수량에 시간을 입력하고 요율에 시간당 가격을 입력합니다. 고정 프로젝트 비용의 경우 수량을 1로 사용합니다. 제품의 경우 단위 수와 단위당 가격을 사용합니다. 설명에 서비스 기간, 배송 날짜 또는 마일스톤을 포함할 수 있습니다. 문구를 사실에 근거하고 합의에 가깝게 유지하세요. Folio는 최대 50줄과 소수 수량을 지원하므로 2.5시간이 별도의 수동 계산이 될 필요가 없습니다. 두 요금이 유사할 경우 항목을 복제한 다음 설명과 값을 변경하세요. 가장 중요한 작업을 먼저 처리하려면 화살표 컨트롤을 사용하세요.
실제 사례: 할인, 세금, 배송, 보증금
8시간 동안 시간당 USD 75에 고정된 결과물 USD 200를 추가로 청구한다고 상상해 보세요. 이 예에서는 두 항목 모두 과세 대상입니다. 귀하는 품목에 대한 10% 할인에 동의하고, 가격에 추가된 예시적인 8% 세율을 입력하고, 세금이 부과되지 않은 배송비로 USD 20를 추가하고, 이미 USD 200를 받았습니다. 표에는 도구에 표시되어야 하는 내용이 나와 있습니다. 이 숫자는 계산을 보여줍니다. 이는 귀하의 비즈니스에 권장되는 세율이나 처리 방법이 아닙니다.
| 단계 | 계산 | 금액 |
|---|---|---|
| 시간당 근무 | 8 × 75 | 600.00 |
| 고정 결과물 | 1 × 200 | 200.00 |
| 소계 | 600 + 200 | 800.00 |
| 할인 | 800의 10% | −80.00 |
| 세금 | 과세감면항목의 8% : 720 | 57.60 |
| 배송 | 별도로 추가되었습니다. 이 예에서는 과세되지 않음 | 20.00 |
| 합계 | 800 − 80 + 57.60 + 20 | 797.60 |
| 미결제 잔액 | 797.60 − 200은 이미 지불됨 | 597.60 |
세금 포함 가격 및 통화 반올림 이해
입력한 요금에 세금이 제외된 경우 가격에 세금 추가를 사용하세요. 사용 가격에는 이미 해당 요율의 일부인 경우 세금이 포함됩니다. 도구는 포함된 세금을 다시 추가하지 않고 표시합니다. 예를 들어 가격 120에 포함된 20% 세금은 24가 아닌 20입니다. Folio는 품목 요금에 할인을 먼저 적용하고 이를 라인 간에 비례적으로 공유하고 과세 대상 라인별로 세금을 반올림합니다. 배송은 별도이며 세금 옵션을 선택한 경우에만 송장 세금을 받습니다. 이 도구는 하나의 송장 수준 세율을 지원합니다. 여러 가지 세율이나 복합세가 필요한 송장용으로 설계되지 않았습니다. 통화 선택도 중요합니다. JPY와 KRW는 여기서 소수점 자리를 사용하지 않는 반면 KWD, BHD 및 OMR은 3자리를 사용합니다. 통화를 변경하면 환율을 통해 입력된 가격이 아니라 형식 및 반올림이 변경됩니다. 통화 변경 후 수치를 검토하세요.
동일한 작업에 대해 두 번 청구하지 않고 입금 표시
이미 지불한 금액에 실제로 받은 입금액을 입력하세요. 고객이 총액과 남은 잔액을 함께 볼 수 있도록 항목 목록에 합의된 전체 작업을 보관하세요. 마이너스 "예금" 항목을 추가하면 지불 금액이 두 번 계산됩니다. 입력한 결제 금액이 총액을 초과하는 경우 Folio는 마이너스 잔액 대신 초과 결제 크레딧을 표시합니다. 실제 크레딧으로 처리되기 전에 정확한 금액을 입력했는지 확인하세요. 이러한 수치는 수동으로 입력됩니다. 송장 생성기는 은행에 연결되지 않으며, 자금 도착을 확인하거나 결제 상태를 자동으로 업데이트하지 않습니다. 문서의 0 잔액은 귀하가 제공한 숫자를 반영합니다. PDF를 다운로드한다고 해서 결제가 이루어졌다는 증거는 아닙니다.
무료 기능을 선택하거나 도움이 되는 곳에 Pro를 추가하세요.
디자인 업그레이드 비용을 지불하지 않고도 완전하고 전문적인 송장을 작성할 수 있습니다. 클래식 및 미니멀에는 로고, 미리 설정된 강조 색상, 항목별 요금, 세금, 할인, 배송, 결제 세부 정보 및 워터마크가 없는 PDF가 포함됩니다. Pro는 다른 프레젠테이션이나 재사용 가능한 계정 라이브러리를 원할 때 유용합니다. 결정하기 전에 프리미엄 디자인 컨트롤을 미리 볼 수 있습니다. 무료 버전을 계속 사용하고 싶다면 무료 버전 다운로드를 통해 무료 디자인 설정을 사용하여 사본을 내보낼 수 있습니다. 작업 중인 디자인은 지워지지 않습니다.
| 특징 | 무료 | 프로 |
|---|---|---|
| 송장 PDF | 사전 설정된 색상을 갖춘 클래식 및 미니멀; 워터마크 없음. | 무료 디자인과 10가지 Pro 레이아웃(Studio, Editorial, Executive, Ledger, Atelier, Horizon, Blueprint, Meridian, State 및 Monogram)이 포함되어 있습니다. |
| 사업 내용 및 계산 | 로고, 50개 품목, 24개 통화, 세금, 할인, 배송비, 보증금. | 동일한 핵심 계산 도구. |
| 결제정보 | 서면 지침 및 기존 HTTPS 결제 링크. | 해당 링크에 대해 스캔 가능한 QR 코드를 추가하세요. |
| 브랜드 세부정보 | 5가지 사전 설정된 강조 색상. | 맞춤형 브랜드 색상 및 반복되는 PDF 바닥글. |
| 나중에 다시 수정하세요 | JSON 초안 백업을 다운로드하고 가져옵니다. | 또한 귀하의 계정에 최대 200개의 송장을 저장하고 업데이트하세요. |
자신의 브라우저 외부에서 작동하는 결제 지침을 추가하세요.
귀하가 고객인 것처럼 결제 지침을 읽으십시오. 목적지가 확실합니까? 통화가 명시되어 있나요? 수령인이 결제 참조로 송장 번호를 포함해야 합니까? 이미 사용하고 있는 전체 HTTPS 결제 링크를 붙여넣을 수 있습니다. Pro는 해당 링크를 청구서의 QR 코드로 바꿀 수 있습니다. 다운로드한 코드를 다른 기기로 스캔해 목적지와 수취인을 확인한 후 공유하세요. QR 코드를 사용하면 링크를 더 쉽게 열 수 있습니다. 결제 계정을 생성하거나 수취인을 확인하거나 거래 자체를 안전하게 만들지 않습니다. 자신의 계정에 로그인되어 있는 동안에만 작동하는 결제 URL을 사용하지 마세요. Folio는 카드 정보를 수집하지 않으며 귀하와 고객 간의 결제를 처리하지 않습니다.
전송할 PDF와 편집용 초안을 보관하세요.
PDF는 고객이 읽을 수 있는 완성된 문서입니다. JSON 초안에는 편집 가능한 필드, 계산 설정 및 로고가 포함되어 있습니다. 작업을 계속하려면 초안 백업을 사용하여 두 번째 파일을 저장한 다음 초안을 가져오세요. 고객 주소와 결제 지침이 포함될 수 있으므로 비공개로 보관하세요. 무료 초안은 온라인이나 브라우저 저장소에 자동으로 저장되지 않습니다. 저장되지 않은 탭을 닫거나 새로 고치면 탭이 손실될 수 있습니다. Pro를 사용하면 계정에 저장 기능을 통해 전체 초안을 비공개로 저장하고 대시보드의 내 송장을 통해 나중에 열거나 삭제할 수 있습니다. 저장은 명시적이므로 변경 후 다시 계정에 저장을 사용하세요. 두 개의 탭에서 동일한 저장된 송장을 편집하는 경우 다른 버전을 자동으로 교체하는 대신 충돌하는 저장이 중지됩니다. 최근에 저장된 복사본을 다시 열기 전에 현재 초안을 백업하세요.
실수를 재사용하지 않고 송장을 재사용
중복 송장은 세부 정보를 새 작업 사본으로 전달하고 지불 금액을 지우고 날짜를 업데이트합니다. 이전 번호가 숫자로 끝나는 경우 다음 번호를 제안하지만 비즈니스 전체에 고유한 송장 번호를 예약하지는 않습니다. 인원, 고객, 날짜, 가격, 프로젝트 참조, 결제 대상을 매번 확인하세요. 복사된 보증금이나 이전 요금은 간과되기 쉽기 때문에 친숙한 고객에게도 최종 검토가 중요합니다. Pro가 만료되더라도 저장된 송장을 열고 삭제하고, 임시 백업을 다운로드하고, 무료 디자인 옵션으로 내보낼 수 있습니다. 새 버전을 저장하고 프리미엄 디자인을 다운로드하려면 활성 Pro 액세스가 필요합니다. 도서관은 전체 회계 원장이나 보낸 내용에 대한 자동 기록이 아닌 초안을 저장합니다.
전송하기 전에 다운로드한 파일을 확인하세요.
실시간 미리보기에만 의존하지 않고 실제 PDF를 엽니다. 긴 설명과 메모는 다른 페이지에 계속될 수 있으므로 첫 번째 페이지뿐만 아니라 마지막 페이지도 확인하세요. 업체 및 고객 이름을 읽고, 미결제 잔액을 확인하고, 결제 QR 코드를 테스트하세요. iPhone 또는 Android에서 Folio는 파일을 준비한 다음 새로운 파일 다운로드 또는 파일 공유 작업을 제공합니다. 나중에 PDF가 명확하지 않은 경우 브라우저의 다운로드 목록이나 휴대폰의 파일 앱을 살펴보세요. 글꼴 오류는 내보내기가 텍스트의 문자를 나타낼 수 없음을 의미합니다. 지원되는 철자법이나 음역을 사용하고 그것이 고객에게 올바른지 확인하십시오. 일부 쓰기 시스템은 현재 PDF 글꼴에서 지원되지 않습니다. 청구서를 확인한 후에는 평소 사용하는 이메일이나 고객 포털을 통해 보내고 사본을 보관하세요.