Een handige factuur geeft antwoord op de volgende vraag van de klant
Je bent klaar met het werk. Het laatste dat u wilt, is een reeks berichten met de vraag waar de kosten betrekking op hebben, bij welk project deze horen of waar de betaling naartoe moet gaan. Met een handige factuur zijn de antwoorden gemakkelijk te vinden. Je logo zorgt ervoor dat het vertrouwd aanvoelt, maar de details doen het meeste werk: een herkenbare projectreferentie, specifieke omschrijvingen, een duidelijke vervaldatum en betalingsinstructies die overeenkomen met wat je hebt afgesproken. Beschouw de pdf als iets dat kan worden doorgestuurd naar iemand die nog nooit met u heeft gesproken. Begrijpt die persoon wat hij moet betalen en waarom? De factuurgenerator van Folio houdt de bewerkingsopties naast een live voorbeeld, zodat u dat kunt controleren terwijl u schrijft.
Verzamel de details voordat u begint
Houd de factuurgegevens van de klant, de overeengekomen prijzen, de projectreferentie en uw betalingsinstructies bij de hand. Als de klant inkooporders gebruikt, gebruik dan het nummer dat hij of zij u heeft gegeven, in plaats van een vervangend nummer te verzinnen. Als iemand anders zijn/haar accounts beheert, bevestig dan de factuurnaam en het factuuradres bij die persoon. De onderstaande checklist is een praktisch uitgangspunt en geen universeel juridisch sjabloon. De vereisten zijn afhankelijk van uw locatie, bedrijfsstructuur en belastingsituatie. De factuurrichtlijnen van de Britse overheid omvatten bijvoorbeeld een leveringsdatum en aanvullende regels voor sommige bedrijven. Zet indien nodig een serviceperiode of leveringsdatum in de artikelbeschrijving of opmerkingen, en controleer de vereisten van uw eigen rechtsgebied voordat u het verzendt.
| Details | Wat moet u invoeren? | Waarom het helpt |
|---|---|---|
| Bedrijf en klant | De juiste factuurnamen, adressen en contactgegevens. | Helpt de ontvanger de partijen te identificeren en vragen door te sturen. |
| Factuurnummer | Een referentie die past bij uw bestaande nummeringssysteem. | Maakt het makkelijker om een betaling of vervolg te koppelen aan een document. |
| Data en referentie | Factuurdatum, overeengekomen vervaldatum en een project- of inkooporderreferentie. | Verbindt de kosten met het werk en het tijdstip van betaling. |
| Kosten en aanpassingen | Beschrijvingen, hoeveelheden, tarieven, toepasselijke fiscale behandeling en overeengekomen kortingen. | Legt uit hoe het totaal werd bereikt. |
| Betalingsinstructies | De betalingsbestemming en eventuele referentie die de klant moet vermelden. | Geeft de klant een concrete volgende stap. |
Maak stap voor stap een factuur in Folio
Kies Factuureditor openen op de factuurgeneratorpagina om de speciale werkruimte te openen. De bewerkingspanelen en live preview hebben hun eigen ruimte, waardoor opslaan en downloaden altijd binnen handbereik is. Begin met Nieuw voor een leeg document, of kies Probeer een voorbeeld om te zien hoe een ingevulde factuur in elkaar steekt. In het voorbeeld worden fictieve bedrijven en prijzen gebruikt. Vervang ze voordat u iets verzendt. U kunt schakelen tussen Details, Artikelen, Betaling & notities en Ontwerp zonder uw werk te verliezen terwijl het tabblad open blijft. Gebruik op een telefoon Factuur bewerken en Live voorbeeld om van weergave te wisselen.
- Voer bij Details uw bedrijfs- en klantgegevens in. Voeg een logo toe als je er een wilt; PNG-, JPG- en WebP-afbeeldingen tot 5 MB worden geaccepteerd en in grootte aangepast voor de factuur.
- Kies een factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en valuta. Met de sneltoetsen Net 7, Net 14, Net 30 en Net 60 wordt een vervaldatum vanaf de factuurdatum ingesteld. Controleer de resulterende datum aan de hand van uw overeenkomst.
- Beschrijf in Artikelen elk product of elke dienst en voer het aantal en het tarief in. Voeg regels toe, dupliceer, verwijder of herschik ze indien nodig.
- Stel de korting, belastingbehandeling en verzendkosten in. Markeer indien nodig individuele artikelen als vrijgesteld van factuurbelasting.
- Voer bij Betaling en notities het eventueel ontvangen bedrag in, voeg betalingsinstructies toe en voeg nuttige opmerkingen of overeengekomen voorwaarden toe.
- Kies bij Design de lay-out, accentkleur en A4- of US Letter-papier. Bekijk het voorbeeld en kies vervolgens PDF downloaden.
- Open de gedownloade PDF en controleer deze voordat u deze verzendt. Open Bestand en kies ook Conceptback-up als u later wilt terugkeren naar de bewerkbare factuur.
Schrijf regelitems die iemand anders kan begrijpen
“Ontwerpwerk” is misschien logisch voor u, maar “Website homepage-ontwerp – goedgekeurde lay-out en mobiele versie” geeft de klant iets dat hij kan herkennen. Voor uurwerk plaatst u de uren bij Aantal en de uurprijs bij Tarief. Voor een vast projectbedrag hanteert u het aantal 1. Voor producten gebruikt u het aantal stuks en de prijs per stuk. U kunt in de beschrijving een serviceperiode, leverdatum of mijlpaal opnemen. Houd de formulering feitelijk en sluit aan bij uw overeenkomst. Folio ondersteunt maximaal 50 regels en deelhoeveelheden, dus 2,5 uur hoeft geen aparte handmatige berekening te worden. Dupliceer een item wanneer twee kosten vergelijkbaar zijn en wijzig vervolgens de beschrijving en waarden ervan. Gebruik de pijltjestoetsen om het belangrijkste werk op de eerste plaats te zetten.
Een uitgewerkt voorbeeld: korting, belasting, verzendkosten en statiegeld
Stel je voor dat je acht uur factureert tegen € 75,- per uur, plus een vast te leveren bedrag van € 200,-. In dit voorbeeld zijn beide artikelen belastbaar. U bent akkoord gegaan met een korting van 10% op de artikelen, heeft ter illustratie een belastingtarief van 8% ingevoerd dat aan de prijzen is toegevoegd, heeft 20 USD aan onbelaste verzendkosten toegevoegd en heeft al 200 USD ontvangen. De tabel laat zien wat de tool moet weergeven. Deze cijfers demonstreren de berekening; ze vormen geen aanbevolen belastingtarief of behandeling voor uw bedrijf.
| Stap | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Uurwerk | 8 × 75 | 600.00 |
| Vast leverbaar | 1 × 200 | 200.00 |
| Subtotaal | 600 + 200 | 800.00 |
| Korting | 10% van 800 | −80.00 |
| Belasting | 8% van de afgeprijsde belastbare artikelen: 720 | 57.60 |
| Verzending | Afzonderlijk toegevoegd; in dit voorbeeld niet belast | 20.00 |
| Totaal | 800 − 80 + 57.60 + 20 | 797.60 |
| Verschuldigd saldo | 797,60 − 200 al betaald | 597.60 |
Begrijp prijzen inclusief belastingen en valuta-afrondingen
Gebruik Belasting toevoegen aan prijzen als de ingevoerde tarieven exclusief belasting zijn. Gebruik Prijzen zijn inclusief belasting als deze al deel uitmaakt van de tarieven; de tool toont de inbegrepen belasting zonder deze opnieuw toe te voegen. Een inbegrepen belasting van 20% binnen een prijs van 120 is bijvoorbeeld 20, en niet 24. Folio past de korting eerst toe op de artikelkosten, verdeelt deze proportioneel over de regels en rondt de belasting af per belastbare regel. Verzending is apart en ontvangt alleen de factuurbelasting als u de belastingoptie aanvinkt. De tool ondersteunt één belastingtarief op factuurniveau; het is niet bedoeld voor facturen waarvoor verschillende belastingtarieven of samengestelde belastingen vereist zijn. Valutaselectie is ook van belang: JPY en KRW gebruiken hier geen decimalen, terwijl KWD, BHD en OMR er drie gebruiken. Als u de valuta wijzigt, verandert de opmaak en afronding, niet de ingevoerde prijzen via een wisselkoers. Controleer uw cijfers na elke valutawijziging.
Toon aanbetalingen zonder twee keer hetzelfde werk in rekening te brengen
Vul bij Bedrag dat u daadwerkelijk heeft ontvangen een aanbetaling in die u daadwerkelijk heeft ontvangen. Bewaar het volledige overeengekomen werk in de artikellijst, zodat de klant het totaal en het resterende saldo bij elkaar kan zien. Als u ook een negatief “aanbetalingsitem” toevoegt, wordt de betaling tweemaal geteld. Als de ingevoerde betaling het totaal overschrijdt, toont Folio een tegoedkrediet in plaats van een negatief openstaand saldo. Controleer of u het juiste bedrag heeft ingevoerd voordat u het als een echt tegoed behandelt. Deze cijfers worden handmatig ingevoerd: de factuurgenerator maakt geen verbinding met uw bank, verifieert niet of het geld is ontvangen of werkt de betalingsstatus niet automatisch bij. Een nulsaldo in het document weerspiegelt de door u opgegeven cijfers; het downloaden van een pdf is geen bewijs dat er een betaling heeft plaatsgevonden.
Kies de gratis functies of voeg Pro toe waar dit helpt
U kunt een volledige, professionele factuur maken zonder te betalen voor een ontwerpupgrade. Klassiek en Minimal bevatten een logo, vooraf ingestelde accentkleuren, gespecificeerde kosten, belastingen, kortingen, verzendkosten, betalingsgegevens en een pdf zonder watermerk. Pro is handig als u een andere presentatie of een herbruikbare accountbibliotheek wilt. U kunt een voorbeeld van de premium ontwerpbedieningen bekijken voordat u een beslissing neemt. Als u liever bij het gratis niveau blijft, exporteert de gratis versie downloaden een kopie met behulp van gratis ontwerpinstellingen; het wist uw werkontwerp niet.
| Functie | Gratis | Pro |
|---|---|---|
| Factuur-pdf | Klassiek en minimaal met vooraf ingestelde kleuren; geen watermerk. | Bevat de gratis ontwerpen plus 10 Pro-indelingen: Studio, Editorial, Executive, Ledger, Atelier, Horizon, Blueprint, Meridian, Statement en Monogram. |
| Bedrijfsgegevens en berekeningen | Logo, 50 artikelen, 24 valuta's, belasting, kortingen, verzending en aanbetalingen. | Dezelfde kernberekeningstools. |
| Betalingsinformatie | Schriftelijke instructies en een bestaande HTTPS-betaallink. | Voeg een scanbare QR-code toe voor die link. |
| Merkdetails | Vijf vooraf ingestelde accentkleuren. | Een aangepaste merkkleur en herhaalde PDF-voettekst. |
| Later opnieuw bewerken | Download en importeer een JSON-conceptback-up. | Bewaar en update ook maximaal 200 facturen in uw account. |
Voeg betaalinstructies toe die buiten je eigen browser werken
Lees uw betaalinstructies alsof u de klant bent. Is de bestemming duidelijk? Wordt de valuta vermeld? Moet de ontvanger het factuurnummer vermelden als betalingskenmerk? U kunt een volledige HTTPS-afrekenlink plakken die u al gebruikt. Pro kan die link omzetten in een QR-code op de factuur. Scan de gedownloade code met een ander apparaat en controleer de bestemming en de begunstigde voordat u deze deelt. Een QR-code maakt het openen van een link makkelijker; het creëert op zichzelf geen betaalrekening, valideert de ontvanger niet en maakt een transactie niet veilig. Vermijd het gebruik van een betaal-URL die alleen werkt als u bent ingelogd op uw eigen account. Folio verzamelt geen kaartgegevens en verwerkt geen betalingen tussen u en uw klant.
Bewaar een PDF om te verzenden en een concept om te bewerken
De PDF is het voltooide document dat uw klant kan lezen. Het JSON-concept bevat de bewerkbare velden, berekeningsinstellingen en logo. Gebruik Conceptback-up om dat tweede bestand op te slaan en importeer vervolgens concept als u verder wilt werken. Bewaar het ergens privé, omdat het klantadressen en betalingsinstructies kan bevatten. Gratis concepten worden niet automatisch online of in browseropslag opgeslagen; Als u een niet-opgeslagen tabblad sluit of vernieuwt, kunnen deze verloren gaan. Met Pro bewaart Opslaan in account het volledige concept privé, en met Mijn facturen in het dashboard kunt u het later openen of verwijderen. Opslaan is expliciet, dus gebruik Opslaan in account opnieuw nadat u wijzigingen hebt aangebracht. Als twee tabbladen dezelfde opgeslagen factuur bewerken, wordt een conflicterende opslag gestopt in plaats van dat de andere versie stilletjes wordt vervangen. Maak een back-up van uw huidige concept voordat u de laatst opgeslagen kopie opnieuw opent.
Hergebruik een factuur zonder de fouten ervan opnieuw te gebruiken
Een dubbele factuur bevat de details in een nieuwe werkkopie, vereffent het betaalde bedrag en werkt de datums bij. Er wordt het volgende nummer voorgesteld als het oude nummer op cijfers eindigt, maar er wordt geen uniek factuurnummer voor uw hele bedrijf gereserveerd. Controleer elke keer het nummer, de klant, de datums, de prijzen, de projectreferentie en de betalingsbestemming. Een gekopieerd deposito of oud tarief wordt gemakkelijk over het hoofd gezien. Daarom is een eindbeoordeling zelfs voor bekende klanten belangrijk. Als Pro verloopt, kunt u uw opgeslagen facturen nog steeds openen en verwijderen, conceptback-ups downloaden en exporteren met gratis ontwerpopties. Voor het opslaan van nieuwe versies en het downloaden van premiumontwerpen is actieve Pro-toegang vereist. De bibliotheek bewaart concepten, geen volledig boekhoudkundig grootboek of een automatisch overzicht van wat u hebt verzonden.
Controleer het gedownloade bestand voordat u het verzendt
Open de daadwerkelijke PDF in plaats van alleen op de live preview te vertrouwen. Lange beschrijvingen en aantekeningen kunnen doorgaan op een andere pagina, dus controleer zowel de laatste als de eerste pagina. Lees de bedrijfs- en klantnamen, verifieer het verschuldigde saldo en test elke QR-code voor betalingen. Op iPhone of Android bereidt Folio het bestand voor en biedt vervolgens een nieuwe actie Bestand downloaden of Bestand delen. Als de pdf achteraf niet duidelijk is, kijk dan in de downloadlijst van uw browser of in de Bestanden-app op uw telefoon. Een lettertypefout betekent dat de export geen teken in uw tekst kan vertegenwoordigen; gebruik een ondersteunde spelling of transliteratie en controleer of deze correct blijft voor uw klant. Sommige schrijfsystemen worden niet ondersteund door het huidige PDF-lettertype. Zodra de factuur is gecontroleerd, stuurt u deze via uw gebruikelijke e-mail of klantenportaal en bewaart u uw eigen exemplaar.